Registro e arquivamento de documentos digitais

Resumo:

Analisaremos no presente Roteiro de Procedimentos os artigos 32 a 42 da Instrução Normativa Drei nº 81/2020, que veio a dispor sobre a possibilidade das Juntas Comerciais adotarem de forma exclusiva o registro digital ou em coexistência com os métodos tradicionais. Bora com a VRI Consulting manter-se atualizado!

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Postado em: - Área: Direito de Empresa.

1) Introdução:

Amigos que acompanham o Portal VRi Consulting, vocês sabiam que o Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração (Drei) possui norma estabelecendo regras a respeito do registro e arquivamento de documentos digitais perante às Juntas Comerciais das Unidades Federadas (UFs)? ... "Glu-glue", "ié-ié", a resposta é sim, ele têm!

Pessoal, estamos falando da Instrução Normativa Drei nº 81/2020 (DOU 1 de 15/06/2020) que consolidou a espaça legislação do mencionado departamento. Segundo essa norma, as Juntas Comerciais estão autorizadas a adotar exclusivamente o registro digital ou em coexistência com os métodos tradicionais, o qual consiste na prestação dos serviços de Registro Público de Empresas Mercantis e Atividades Afins por meio da tecnologia digital.

Nos próximos capítulos analisaremos essas regras com maior rigor de detalhes, acompanhem e mantenham-se atualizados.

Base Legal: Art. 32, caput da Instrução Normativa Drei nº 81/2020 (Checado pela VRi Consulting em 25/02/24).

2) Adoção do registro digital:

Como mencionado na introdução do presente Roteiro, as Juntas Comerciais poderão adotar exclusivamente o registro digital ou em coexistência com os métodos tradicionais, devendo, para tanto:

  1. com no mínimo de 90 (noventa) dias de antecedência, dar ampla publicidade da data a partir da qual adotará exclusivamente o registro digital;
  2. comunicar ao Drei, via ofício, assinado pelo Presidente da Junta Comercial;
  3. divulgar a implantação do registro digital em local de destaque em seu sítio eletrônico;
  4. fixar comunicados nas respectivas sedes e unidades desconcentradas, onde são recebidos documentos físicos;
  5. oficiar o Conselho Regional de Contabilidade (CRC) da respectiva jurisdição;
  6. oficiar o Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas (Sescon) do respectivo Estado ou do Distrito Federal; e
  7. oficiar o Conselho Seccional da Ordem dos Advogados do Brasil (OAB) do respectivo Estado ou do Distrito Federal.

Registra-se que as Juntas Comerciais manterão permanentemente em seus sítios manuais atualizados de utilização de seus sistemas voltados aos usuários de seus serviços e a indicação dos requisitos mínimos necessários para acesso a estes serviços.

Base Legal: Art. 32 da Instrução Normativa Drei nº 81/2020 (Checado pela VRi Consulting em 25/02/24).

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3) Observância às normas de registro público:

O registro digital deverá obedecer às normas atinentes ao Registro Público de Empresas quanto à publicidade do registro, publicação dos atos, proibições de arquivamento, autenticação, exame das formalidades, processo decisório e processo revisional, bem como seus respectivos prazos.

No exame das formalidades devem ser verificados os requisitos referentes às assinaturas eletrônicas utilizadas, especialmente no que diz respeito a sua validade.

As exigências ou indeferimento do registro digital deverão estar disponíveis eletronicamente ao interessado observado o disposto nos Manuais de Registro, anexos à Instrução Normativa Drei nº 81/2020, quais sejam:

  1. Anexo II: Manual de Registro de empresário individual;
  2. Anexo III: Manual de Registro de empresa individual de responsabilidade limitada (Eireli);
  3. Anexo IV: Manual de Registro de sociedade limitada;
  4. Anexo V: Manual de Registro de sociedade anônima.; e
  5. Anexo VI: Manual de Registro de cooperativa.

Por fim, temos que as Juntas Comerciais podem realizar acordos, contratos ou termos congêneres com as autoridades certificadoras para emissão de certificado digital.

Base Legal: Art. 33 da Instrução Normativa Drei nº 81/2020 (Checado pela VRi Consulting em 25/02/24).

4) Funcionalidades do sistema eletrônico:

Os sistemas eletrônicos adotados pelas Juntas Comerciais devem:

  1. controlar o acesso e procedimentos de segurança que garantam a confidencialidade, a integridade, a disponibilidade e a autenticidade dos documentos;
  2. conter mecanismos de recuperação nas hipóteses de perdas provocadas por sinistros, falhas no sistema ou de segurança ou degradação do suporte; e
  3. disponibilizar dispositivos de monitoramento e acompanhamento da realização das cópias de segurança (backup), com vistas a prevenir a perda de informações, devendo esses procedimentos ser feitos regularmente e, pelo menos, uma cópia deve ser armazenada remotamente off-site (1).

A observância quanto ao disposto neste capítulo deve ser certificada anualmente por entidade ou órgão não subordinado à Junta Comercial.

Nota VRi Consulting:

(1) O backup off-site diz respeito a um backup externo ou fora do ambiente de TI, envolvendo o armazenamento das cópias de dados em uma locação alternativa. No off-site, assim, a localização externa é utilizada como mecanismo de proteção aos dados caso ocorram desastres. As fitas magnéticas e as unidades removíveis são os dispositivos mais tradicionais para armazenar as informações, mas atualmente as unidades de disco têm se tornado mais populares entre as empresas.

Vale lembrar: diferente do convencional backup onsite – que requer um armazenamento periódico de dados na própria infraestrutura interna da empresa, seja em discos rígidos, CDs ou fitas – o backup off-site envolve o uso de um servidor remoto, que normalmente pode ser acessado via internet e por acesso direto.

De maneira geral, o backup off-site é mais seguro que o onsite devido ao compartilhamento das informações, acesso remoto, cópias automatizadas e proteção das informações mesmo em caso de acidentes externos. Podemos dizer que o backup off-site tem foco central no armazenamento.

Base Legal: Art. 34 da Instrução Normativa Drei nº 81/2020 e; Blog Backup Garantido (Checado pela VRi Consulting em 25/02/24).

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5) Assinatura eletrônica:

Conforme previsão do artigo 5º da Lei nº 14.063/2020 (2), ato do titular do Poder ou do órgão constitucionalmente autônomo de cada ente federativo estabelecerá o(s) tipo(s) de assinatura(s) eletrônica(s) que irá(ão) ser exigida(s), porém é recomendável a uniformização entre as Juntas Comerciais e a aceitação das assinaturas avançada e qualificada.

A assinatura eletrônica, nos termos da Lei nº 14.063/2020, poderá ser avançada, inclusive mediante a disponível no portal "gov.br", ou qualificada.

A assinatura eletrônica que for realizada fora do portal da Junta Comercial será aceita para os documentos sujeitos a arquivamento, desde que seja:

  1. possível verificar sua associação ao signatário de maneira unívoca (validar a assinatura), via sistema da Junta Comercial; ou
  2. apresentada declaração de autenticidade eletrônica, na forma do artigo 28, caput II, "b", §§ 1º a 3º da Instrução Normativa Drei nº 81/2020.
  3. Art. 28. Os atos apresentados a arquivamento são dispensados de:

    (...)

    II - autenticação de cópia de documento pelo cartório, que deverá, quando o ato exigir o original, ser realizada pelo:

    (...)

    b) pelo advogado, contador ou técnico em contabilidade da parte interessada, mediante o modelo de declaração constante do anexo VII.

    § 1º Considera-se advogado, contador ou técnico em contabilidade da parte interessada o profissional que assinar o requerimento do ato levado a registro.

    § 2º A declaração de autenticidade de que trata a alínea "b" do inciso II do caput deste artigo poderá ser feita:

    I - em documento separado, com a devida especificação e quantidade de folhas do(s) documento(s) declarado(s) autêntico(s); ou

    II - na(s) própria(s) folha(s) do(s) documento(s).

    § 3º Juntamente com a declaração de autenticidade deve ser apresentada cópia simples da carteira profissional ou certidão de regularidade, emitida através do respectivo Conselho.

Nota VRi Consulting:

(2) Na data da última atualização do presente Roteiro de Procedimentos, o artigo 5º da Lei nº 14.063/2020 possui a seguinte redação:

Seção III

Da Aceitação e da Utilização de Assinaturas Eletrônicas pelos Entes Públicos

Art. 5º No âmbito de suas competências, ato do titular do Poder ou do órgão constitucionalmente autônomo de cada ente federativo estabelecerá o nível mínimo exigido para a assinatura eletrônica em documentos e em interações com o ente público.

§ 1º O ato de que trata o caput deste artigo observará o seguinte:

I - a assinatura eletrônica simples poderá ser admitida nas interações com ente público de menor impacto e que não envolvam informações protegidas por grau de sigilo;

II - a assinatura eletrônica avançada poderá ser admitida, inclusive:

a) nas hipóteses de que trata o inciso I deste parágrafo;

b) (VETADO);

c) no registro de atos perante as juntas comerciais;

III - a assinatura eletrônica qualificada será admitida em qualquer interação eletrônica com ente público, independentemente de cadastramento prévio, inclusive nas hipóteses mencionadas nos incisos I e II deste parágrafo.

§ 2º É obrigatório o uso de assinatura eletrônica qualificada:

I - nos atos assinados por chefes de Poder, por Ministros de Estado ou por titulares de Poder ou de órgão constitucionalmente autônomo de ente federativo;

II - (VETADO);

III - nas emissões de notas fiscais eletrônicas, com exceção daquelas cujos emitentes sejam pessoas físicas ou Microempreendedores Individuais (MEIs), situações em que o uso torna-se facultativo;

IV - nos atos de transferência e de registro de bens imóveis, ressalvado o disposto na alínea “c” do inciso II do § 1º deste artigo;

V – (VETADO);

VI - nas demais hipóteses previstas em lei.

§ 3º (VETADO).

§ 4º O ente público informará em seu site os requisitos e os mecanismos estabelecidos internamente para reconhecimento de assinatura eletrônica avançada.

§ 5º No caso de conflito entre normas vigentes ou de conflito entre normas editadas por entes distintos, prevalecerá o uso de assinaturas eletrônicas qualificadas.

§ 6º As certidões emitidas por sistema eletrônico da Justiça Eleitoral possuem fé pública e, nos casos dos órgãos partidários, substituem os cartórios de registro de pessoas jurídicas para constituição dos órgãos partidários estaduais e municipais, dispensados quaisquer registros em cartórios da circunscrição do respectivo órgão partidário.

Base Legal: Art. 5º da Lei nº 14.063/2020 e; Arts. 28, caput, II, "b", §§ 1º a 3º e 35 da Instrução Normativa Drei nº 81/2020 (Checado pela VRi Consulting em 25/02/24).

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5.1) Assinatura dos documentos:

Os instrumentos constitutivos, modificativos e extintivos deverão ser assinados digitalmente pelos seus signatários, devendo observar os termos mencionados no capítulo 5 acima.

As atas de reunião ou de assembleia e outros documentos sujeitos à arquivamento, com os mencionado abaixo, poderão ser assinados eletronicamente pelos seus signatários, com qualquer certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) ou utilizar qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, nos termos da Lei nº 14.063/2020:

    >
  1. procurações;
  2. protocolos;
  3. laudos de avaliação;
  4. Balanços;
  5. documento de interesse;
  6. declarações;
  7. entre outros.

A assinatura eletrônica aposta nos documentos mencionados acima supre a exigência de apresentação de prova de identidade nos casos exigidos pela legislação e normas do Registro Empresarial, salvo para os imigrantes.

Excepcionalmente, quando os documentos acima não forem produzidos por meio eletrônico deverá ser apresentada declaração de autenticidade eletrônica, na forma do artigo 28, caput II, "b", §§ 1º a 3º da Instrução Normativa Drei nº 81/2020.

Base Legal: Lei nº 14.063/2020 e; Arts. 28, caput, II, "b", §§ 1º a 3º e 35-A da Instrução Normativa Drei nº 81/2020 (Checado pela VRi Consulting em 25/02/24).

6) Documentação:

Os documentos que instruírem obrigatoriamente os pedidos de arquivamento eletrônico nas Juntas Comerciais deverão observar o seguinte:

  1. os atos constitutivos, modificativos, extintivos ou outros documentos sujeitos à decisão singular ou colegiada, assim como procurações, protocolos, laudos de avaliação, balanços, documento de interesse, declarações, ou outros atos empresariais produzidos por meio eletrônico, deverão ser assinados eletronicamente pelos seus signatários, com qualquer certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) ou utilizar qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, nos termos do artigo 10, § 2º da Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e da Lei nº 14.063/2020;
  2. a assinatura eletrônica aposta nos documentos mencionados na letra "a" e na forma nele prevista supre a exigência de apresentação de prova de identidade nos casos exigidos pela legislação e normas do Registro Empresarial;
  3. os dados específicos de registro coletados pela Junta Comercial e constantes da Ficha de Cadastro Nacional, bem como os dados comuns coletados eletronicamente pela Receita Federal do Brasil, deverão ser transmitidos eletronicamente para a Junta Comercial;
  4. o requerimento eletrônico deverá ser assinado eletronicamente pelo requerente, no portal da Junta Comercial;;
  5. a prova do recolhimento do preço do serviço da Junta Comercial será anexada ao processo ou terá seus dados informados no Requerimento Eletrônico, quando não for possível sua verificação por rotina automatizada; e
  6. quando se tratar de publicações em jornais, procurações, protocolos e justificações, laudos de avaliação, balanços, documentos de interesse, declarações, decisões ou determinações judiciais, documentos oriundos dos serviços notariais, bem como de qualquer outro documento exigido para instruir o pedido de registro, deverão ser apresentados:
    1. em arquivo eletrônico, devidamente identificado e assinado eletronicamente pelo emissor do documento;
    2. em arquivo eletrônico, inclusive imagem, com elementos que possibilitem a verificação da autenticidade pela internet sem a necessidade do pagamento de preços e independentemente de autenticação de usuário; ou
    3. digitalizados, quando em papel, inclusive os que forem assinados de próprio punho, e apresentados com declaração de sua veracidade, conforme modelo do Anexo XI da Instrução Normativa Drei nº 81/2020, assinada eletronicamente pelo requerente (empresário, sócio, cooperado, acionista, administrador, diretor, inventariante e profissionais contabilistas e advogados) sob sua responsabilidade pessoal, o qual irá instruir o arquivamento do ato requerido.

Na hipótese da letra "e.ii", a Junta Comercial registrará o URL do sítio eletrônico consultado, a data e a hora da verificação. Quando não for possível verificar nem mesmo a autenticidade das assinaturas, deverá ser apresentado para arquivamento declaração de sua veracidade assinada eletronicamente pelo requerente, sob sua responsabilidade pessoal.

O protocolo no sistema da Junta Comercial mediante a utilização de assinatura eletrônica dispensa a apresentação de procuração para tal finalidade.

Para efeitos da letra "e.iii", considera-se requerente o empresário, titular, sócio, cooperado, acionista, administrador, diretor, conselheiro, usufrutuário, inventariante, os profissionais contabilistas e advogados da empresa e terceiros interessados.

Nota VRi Consulting:

(1) No recebimento do documento digital deverá ser registrada a data e hora.

Base Legal: Arts. 36 e 37 da Instrução Normativa Drei nº 81/2020 (Checado pela VRi Consulting em 25/02/24).

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6.1) Fé pública:

Os documentos eletrônicos certificados digitalmente por uma Junta Comercial têm fé pública perante as demais, inclusive na hipótese do artigo 38, § 1º da Instrução Normativa Drei nº 81/2020:

Art. 38. (...)

§ 1º A Junta Comercial, na eventualidade de suas rotinas internas comprometerem a integridade da certificação a que se refere o caput, declarará que os termos do documento correspondem integralmente ao assinado digitalmente pelas partes e armazenará o documento original assinado.

Base Legal: Arts. 38, § 1º e 42 da Instrução Normativa Drei nº 81/2020 (Checado pela VRi Consulting em 25/02/24).

7) Integridade das certificações:

O arquivo eletrônico que contém o documento original produzido pelas partes deverá ser armazenado de forma a assegurar a integridade das certificações digitais nele contidas.

A Junta Comercial, na eventualidade de suas rotinas internas comprometerem a integridade da certificação, declarará que os termos do documento correspondem integralmente ao assinado digitalmente pelas partes e armazenará o documento original assinado.

Se o documento receber exigência na análise que não implique na alteração do arquivo eletrônico que o contém, a Junta Comercial deverá, obrigatoriamente, sem necessidade de novas assinatura, assegurar a integridade das assinaturas ou realizar o procedimento previsto no parágrafo anterior.

Base Legal: Art. 38 da Instrução Normativa Drei nº 81/2020 (Checado pela VRi Consulting em 25/02/24).

8) Assinatura digital do ato empresarial:

O ato empresarial será assinado eletronicamente pelos agentes públicos que o deferiram, singular ou colegiadamente, mediante a utilização de qualquer certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) ou utilizar qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, nos termos do artigo 10, § 2º da Medida Provisória nº 2.200-2/2001, e da Lei nº 14.063/2020.

Base Legal: Art. 39 da Instrução Normativa Drei nº 81/2020 (Checado pela VRi Consulting em 25/02/24).

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9) Autenticação dos atos:

A Junta Comercial autenticará os atos submetidos ao registro digital, mediante a utilização de chancela digital ao final do documento que permita comprovar e certificar a autenticidade e que contenha, no mínimo:

  1. identificação da Junta Comercial;
  2. protocolo de registro ou protocolo Redesim;
  3. número do arquivamento e a respectiva data;
  4. nome empresarial;
  5. Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) da sede, quando disponível;
  6. data dos efeitos do registro;
  7. assinatura do Secretário Geral, nos termos do artigo 28, V do Decreto nº 1.800/1996; e
  8. sequência alfa numérica e hash.

A chancela digital não comprometerá o arquivo eletrônico que contém o documento original produzido pelas partes e nem a integridade das respectivas certificações digitais.

O disposto na letra "h" é passível de substituição por outro mecanismo que permita a verificação a que se refere a "b" do capítulo 10 abaixo, podendo figurar ou não na chancela digital.

A Junta Comercial que optar por fazer uso do termo de autenticação, deverá emiti-lo em separado do arquivo que contiver as certificações digitais do ato submetido a registro, sem prejuízo do disposto no neste capítulo.

Base Legal: Art. 40 da Instrução Normativa Drei nº 81/2020 (Checado pela VRi Consulting em 25/02/24).

10) Autenticação dos atos:

Após o registro, a Junta Comercial disponibilizará o ato arquivado ao interessado, observando-se que:

  1. o documento ficará à disposição do interessado no meio eletrônico indicado pela Junta Comercial por 30 (trinta) dias;
  2. a Junta Comercial disponibilizará pela internet meio de verificação da autenticidade do documento arquivado independentemente de autenticação de usuário e sem a necessidade do pagamento de taxas.
Base Legal: Art. 41 da Instrução Normativa Drei nº 81/2020 (Checado pela VRi Consulting em 25/02/24).
Informações Adicionais:

Este material foi escrito no dia pelo(a) VRi Consulting e está atualizado até a doutrina e legislação vigente em (data da sua última atualização), sujeitando-se, portanto, às mudanças em decorrência das alterações doutrinárias e legais.

Lembramos que não é permitido a utilização dos materiais aqui publicados para fins comerciais, pois os mesmos estão protegidos por direitos autorais. Também não é permitido copiar os artigos, materias e arquivos do Portal VRi Consulting para outro site, sistema ou banco de dados para fins de divulgação em sites, revistas, jornais, etc. de terceiros sem a autorização escrita dos proprietários do Portal VRi Consulting.

A utilização para fins exclusivamente educacionais é permitida, desde que indicada a fonte:

"VRi Consulting. Registro e arquivamento de documentos digitais (Área: Direito de Empresa). Disponível em: https://www.vriconsulting.com.br/artigo.php?id=936&titulo=registro-e-arquivamento-de-documentos-digitais. Acesso em: 22/04/2024."

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