1) Introdução:

Dentre todas as informações (quadros e campos) que podem, e muitas vezes devem, ser inseridas na Nota Fiscal uma possui grande relevância para fins comerciais e fiscais, trata-se do canhoto da Nota Fiscal. Sua função essencial é comprovar a entrega da(s) mercadoria(s) ao real destinatário, devendo ser por este assinado e destacado nessa ocasião, sendo posteriormente entregue ao remetente, independentemente das condições em que a operação comercial tenha sido contratada.

Nesse ponto, vale elucidar que a Nota Fiscal constitui documento precipuamente relacionado ao cumprimento de obrigação tributária acessória e, ainda que utilizada em finalidades diversas (especialmente no âmbito comercial, em que é até admitida como meio de prova), sua emissão e preenchimento devem atender aos objetivos e regras preconizados na legislação tributária.

Portanto, a materialização da entrega da mercadoria ao destinatário informado no documento fiscal se dá com a oposição de assinatura e data no canhoto, restando presumida a efetiva entrega da(s) mercadoria(s) constante(s) na Nota Fiscal.

Devido à importância do canhoto é que decidimos analisar as disposições normativas a respeito do canhoto, com foco na legislação do ICMS do Estado de São Paulo.

Base Legal: Art. 127, caput, IX do RICMS/2000-SP e; Itens 9 e 10 da Resposta Consulta nº 18.761/2018 (Checado pela VRi Consulting em 13/12/22).

2) Documento fiscal impresso (papel):

2.1) Assinatura:

Devido à inexistência de previsão legal, o canhoto da Nota Fiscal não poderá retornar ao estabelecimento remetente assinado pelo transportador, deverá, na verdade, ser assinado pelo destinatário da mercadoria ou pessoa por ele autorizado. Portanto, o canhoto não deve ser assinado pelo transportador, pois a circulação de mercadoria acompanhada de Nota Fiscal que tenha o canhoto já destacado, será considerada desacompanhada de documento fiscal, tendo em vista que o Canhoto é parte integrante da mesma, quando o contribuinte opte por utilizá-lo.

Interessante observar que, alguns contribuintes valendo-se da faculdade de sua utilização e com o objetivo de ter um comprovante de entrega da(s) mercadoria(s) ao transportador, vêm solicitando autorização ao Posto Fiscal de jurisdição para adoção, em suas Notas Fiscais, de modelo duplo de canhoto, dos quais um deles é assinado sob a responsabilidade do transportador e o outro, pelo destinatário das mercadorias.

Base Legal: Equipe VRi Consulting.

2.2) Canhoto destacável:

A inserção do comprovante de entrega na Nota Fiscal, na forma de canhoto descartável, é facultativa, devendo o contribuinte do ICMS que optar pela NÃO inserção informar ao Fisco mediante indicação na Autorização de Impressão de Documentos Fiscais (AIDF).

Vale mencionar que o contribuinte poderá solicitar à gráfica a confecção da Nota Fiscal com canhoto picotável ou não picotável, sendo que nesse segundo caso a pessoa que o destacar deverá ter cuidado para não extravia-lo... Vale mencionar que "linha de picote" é àquela sequencia de pequenos furos ou cortes, muito unidos, que têm por finalidade facilitar o corte do canhoto manualmente.

Com já mencionado, o canhoto tem por finalidade comprovar a entrega das mercadorias ao destinatário, devendo possuir, quando adotado, as seguintes informações (1):

1. a declaração de recebimento das mercadorias (Exemplo: Recebemos de _________ (Razão Social) as mercadorias constantes da Nota Fiscal ao lado);
2. a data do recebimento das mercadorias;
3. a identificação e assinatura do recebedor das mercadorias;
4. a expressão "Nota Fiscal";
5. o número de ordem da Nota Fiscal.

Atenção: As indicações mencionadas nas letras "d" e "e" acima deverão ser impressas tipograficamente.

Base Legal: Art. 127, caput, IX, §§ 2º, item 3 e 21 do RICMS/2000-SP e; Item 8 da Resposta Consulta nº 18.761/2018 (Checado pela VRi Consulting em 13/12/22).

2.3) Transporte da mercadoria:

Conforme exposto anteriormente, o canhoto destacável é parte integrante da 1ª via da Nota Fiscal e deverá permanecer intacto durante todo o transporte da mercadoria, ou seja, desde o estabelecimento remetente até o estabelecimento do real destinatário, ocasião em que deverão ser feitas as indicações já mencionada no presente Roteiro de Procedimentos.

Interessante nosso leitor ter ciência que o Sindicato das Empresas de Transportes Rodoviários de Cargas do Estado de São Paulo (Setcesp) já questionou a Consultoria Tributária da Secretária da Fazenda do Estado de São Paulo a respeito das Notas Fiscais poderem acompanhar as mercadorias, nos limites do Estado ou fora dele, sem os respectivos canhotos. Isso porque, segundo expôs a Setcesp, inúmeras transportadoras (suas filiadas) se ressentem do fato de que os remetentes de mercadorias, cuja venda foi realizada sob cláusula "Free On Board (FOB)", ao entregarem a carga nas transportadoras, exigem que estas assinem o canhoto da respectiva Nota Fiscal (canhotos que, no mesmo ato, são destacados pelo remetente, como prova da tradição das mercadorias, e que, consequentemente, deixam de acompanhar o transporte das mercadorias até a entrega aos seus respectivos destinatários).

Respondendo questão suscitada pela Setcesp, a Consultoria Tributária emitiu os seguintes esclarecimentos:

1. o canhoto que integra a Nota Fiscal tem por precípua finalidade documentar a efetiva tradição do bem enviado pelo remetente ao destinatário; assim, a utilização, pelo fornecedor (remetente), do canhoto da Nota Fiscal que acompanha a mercadoria, para documentar sua entrega à transportadora, revela-se como sendo um expediente que distorce os objetivos que inspiraram a criação do documento fiscal, do qual o canhoto é parte integrante e, por consequência, infringe os dispositivos do Regulamento do ICMS, disciplinadores do cumprimento das obrigações acessórias relativas ao transporte de mercadorias;
2. desse modo, o transporte da mercadoria (até o destinatário) deverá ser acompanhado da Nota Fiscal com o respectivo canhoto, sem o qual esta será considerada como documento fiscal incompleto (passível de penalidades regulamentares).

Base Legal: Equipe VRi Consulting.

2.4) Numeração:

Tratando-se de documento fiscal emitido por processamento eletrônico de dados, o número de ordem do documento é atribuído sequencialmente pelo sistema do contribuinte, obedecendo ao seguinte padrão: 000.001 a 999.999. A numeração deverá ser reiniciada quando atingir o número 999.999.

Considerando que a numeração do documento é atribuída pelo sistema, a numeração do canhoto observará idêntico processo, tendo o mesmo número do respectivo documento fiscal que o acompanha, conforme o disposto no artigo 12, I e III da Portaria CAT nº 32/1996:

Artigo 12 - Os formulários destinados à emissão dos documentos fiscais a que se refere o artigo 1º deverão:

I - ser numerados tipograficamente, por modelo, em ordem consecutiva de 000.001 a 999.999, reiniciada a numeração, quando atingido esse limite;

(...)

II - ter o número do documento fiscal impresso por sistema eletrônico de processamento de dados, em ordem numérica seqüencial consecutiva, por estabelecimento, independentemente da numeração tipográfica do formulário;

(...)

Base Legal: Art. 12, caput, I e II da Portaria CAT nº 32/1996 (Checado pela VRi Consulting em 13/12/22).

3) Guarda e conservação:

A legislação paulista do ICMS não trás de forma expressa dispositivos a respeito da conservação e guarda dos canhotos devolvidos e devidamente assinados e datados pelos destinatários das mercadorias e serviços. Porém, nos artigos 202 e 230 do RICMS/2000-SP o Estado de São Paulo veio tratar de forma geral sobre os livros e documentos fiscais:

Artigo 202 - Os documentos fiscais, bem como faturas, duplicatas, guias, recibos e todos os demais documentos relacionados com o imposto, deverão ser conservados, no mínimo, pelo prazo de 5 (cinco) anos, e, quando relativos a operações ou prestações objeto de processo pendente, até sua decisão definitiva, ainda que esta seja proferida após aquele prazo.

§ 1º - Aos documentos previstos neste artigo aplica-se o disposto no § 2º do artigo 232.

§ 2º - Em caso de dissolução de sociedade, serão observadas, quanto aos documentos relacionados com o imposto, as normas que regulam, nas leis comerciais, a guarda e conservação dos documentos relativos aos negócios sociais.

Artigo 230 - Os livros fiscais serão conservados, no mínimo, pelo prazo de 5 (cinco) anos, contados da data do seu encerramento, e quando contiverem escrituração relativa a operações ou prestações objeto de processo pendente, até sua decisão definitiva, ainda que esta seja proferida após aquele prazo.

Parágrafo único - Em caso de dissolução de sociedade, observado o prazo fixado no "caput", serão atendidas, quanto aos livros fiscais, as normas que regulam, nas leis comerciais, a guarda e conservação dos livros de escrituração.

Como podemos verificar, os livros fiscais e os documentos fiscais, bem como faturas, duplicatas, guias, recibos e todos os demais documentos relacionados com o ICMS, deverão ser conservados, no mínimo, pelo prazo de 5 (cinco) anos, e, quando relativos a operações ou prestações objeto de processo pendente, até sua decisão definitiva, ainda que esta seja proferida após aquele prazo.

Desta forma, considerando que o canhoto tem relação direta com o documento fiscal, ou seja, é parte integrante dele, e tem a função de comprovar a efetiva entrega da mercadoria, entendemos que o contribuinte deverá conservá-lo também em arquivo pelo prazo de 5 (cinco) anos.

Também não há na legislação paulista do ICMS dispositivo a respeito da forma de guarda dos canhotos, assim, é do nosso entendimento que não há prejuízos que sejam arquivados em ordem numérica, por data de recebimento pelo destinatário, enfeixados por elásticos em grupos ou por qualquer outra forma que facilite a sua localização.

Porém, não aconselhamos a colagem dos canhotos no verso ou em qualquer outro local da via fixa do documento fiscal a eles correspondente, tem em vista o disposto no artigo 23 da Portaria CAT nº 32/1996, que dispõe que os documentos fiscais devem obrigatoriamente ser encadernados em grupo de até 500 (quinhentos) documentos... Colando o canhoto nesses documentos torna-se prejudicial o processo de encadernação, pois os livros acabam por ficar extremamente volumosos.

Neste ponto, vale mencionar Pergunta & Resposta postada pela Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo no site www.nfe.fazenda.gov.br:

Pergunta: O que deve ser feito com o canhoto da DANFE assinado pelo cliente? Deve ser armazenado?

Resposta: O canhoto possui finalidade comercial, e não fiscal, sendo utilizado na confirmação de recebimento da mercadoria. O ideal é guardar o canhoto, para o caso de o fisco solicitar, numa eventual auditoria, a comprovação da entrega ou recebimento da mercadoria descrita na NF-e.

Base Legal: Arts. 202 e 230 do RICMS/2000-SP e; Art. 23 da Portaria CAT nº 32/1996 (Checado pela VRi Consulting em 13/12/22).

4) Documento fiscal eletrônico (NF-e):

Podemos conceituar a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), modelo 55, como sendo um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e a Autorização de uso fornecida pelo Fisco, antes da ocorrência do fato gerador.

A NF-e foi instituída com a finalidade de substituir a Nota Fiscal em papel, modelos 1 ou 1-A. Considerando que sua existência é apenas digital, o contribuinte deverá imprimir o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) para acompanhar a mercadoria até o seu respectivo destinatário.

No leiaute do Danfe há espaço específico destinado à confirmação de entrega da mercadoria (canhoto), ou seja, ele deverá ficar na sua extremidade superior. Nos subitens 7.8 (tamanho dos campos) e 7.8.1 (formulário A-4 em modo retrato) do Manual de Orientação do Contribuinte (MOC), versão 6.0, no que se refere a posição com relação à margem, o bloco e o campo determinam que será na parte superior.

O canhoto constante do Danfe poderá ser destacado e entregue ao destinatário, para que este confirme o recebimento da mercadoria, mediante aposição de assinatura.

Base Legal: Cláusula 9ª Ajuste Sinief nº 7/2005; Ato Cotepe/ICMS nº 51/201; MOC, versão 6.0; Capítulo 1 - Conceito, uso e obrigatoriedade da NF-e das Perguntas Frequentes - NF-e e; Questão 1, item I das Perguntas Frequentes da NF-e do Estado de São Paulo (Checado pela VRi Consulting em 13/12/22).

4.1) Inserção de outras informações no canhoto:

Abaixo, publicamos Pergunta & Resposta postada no Portal Nacional da NF-e a respeito da possibilidade de imprimir no canhoto do Danfe outras informações além das constantes no modelo do Manual de Integração Contribuinte. Segue para pergunta para análise detalhada:

Pergunta: No canhoto do DANFE, podem ser impressas outras informações além das constantes no modelo do Manual de Integração Contribuinte (ex.: valor total da NF, entregador da NF, vendedor)? O DANFE pode ter mais de um canhoto (ex.: um para o transportador assinar, outro para o destinatário da mercadoria assinar)?

Resposta: Sim, novos campos podem ser adicionados sem a necessidade de autorização especial. Também é possível adicionar mais de um canhoto no DANFE, para o caso de a empresa querer documentar o recebimento da mercadoria pela transportadora e pelo adquirente da mercadoria. Deve-se observar, porém, que:

• o DANFE pode ser impresso no formato retrato, caso em que o canhoto ficará localizado na extremidade superior do formulário, ou no formato paisagem, com o canhoto localizado na extremidade esquerda do formulário;
• o deslocamento do canhoto ou adição de novo canhoto só pode ser efetuado no DANFE impresso no modo retrato;
• em formulário de segurança, o DANFE será impresso sempre no tamanho A4 e no modo retrato, sendo, neste caso, vedado o deslocamento do canhoto para a extremidade inferior do formulário.

Base Legal: Capítulo 5 - DANFE (Documento Auxiliar da NF-e) das Perguntas Frequentes - NF-e (Checado pela VRi Consulting em 13/12/22).

4.2) Obrigatoriedade de uso:

A Nota Fiscal constitui documento precipuamente relacionado ao cumprimento de obrigação tributária acessória e, ainda que utilizada em finalidades diversas (especialmente no âmbito comercial, em que é até admitida como meio de prova), sua emissão e preenchimento devem atender aos objetivos e regras preconizados na legislação tributária.

Assim, o canhoto contido no Danfe, conforme previsto no artigo 127, IX do RICMS/2000-SP e artigo 40 da Portaria CAT nº 162/2008, destina-se a documentar o momento da entrega da mercadoria ao seu real destinatário, devendo ser por este assinado e destacado nessa ocasião, sendo posteriormente entregue ao remetente, independentemente das condições em que a operação comercial tenha sido contratada.

Nesse sentido, observe-se que há leiaute obrigatório para o Danfe (Manual de Integração - Contribuinte) um campo destinado à confirmação de entrega da mercadoria ("canhoto"), que, após o recebimento pelo destinatário, deve ser destacado e devolvido ao remetente, como maneira de confirmar a efetiva entrega, independentemente das condições em que a operação comercial tenha sido contratada.

Vale esclarecer, ainda, que o referido canhoto deve, por regra, ser guardado para eventual apresentação ao fisco como forma de comprovação da entrega da mercadoria referente a determinada NF-e.

Base Legal: Art. 127, caput, IX, §§ 2º, item 3 e 21 do RICMS/2000-SP; Art. 40 da Portaria CAT nº 162/2008 e; Itens 9 a 11 da Resposta Consulta nº 18.761/2018 (Checado pela VRi Consulting em 13/12/22).

5) Aspectos comerciais:

A Lei de Duplicatas, aprovada pela Lei nº 5.474/1968, estabelece que a cobrança judicial de duplicata ou triplicata será efetuada de conformidade com o processo aplicável aos títulos executivos extrajudiciais, de que cogita o Livro II do Código de Processo Civil, quando se tratar:

1. de duplicata ou triplicata aceita, protestada ou não;
2. de duplicata ou triplicata não aceita, contanto que, cumulativamente:
1. haja sido protestada;
2. esteja acompanhada de documento hábil comprobatório da entrega e do recebimento da mercadoria, permitida a sua comprovação por meio eletrônico;
3. o sacado não tenha, comprovadamente, recusado o aceite, no prazo, nas condições e pelos motivos previstos nos arts. 7º e 8º desta Lei.

Como podemos verificar na letra "b.ii", a cobrança judicial de duplicata ou triplicata não aceita obrigatoriamente deverá estar acompanhada de "documento hábil comprobatório da entrega e recebimento da mercadoria (...)"... Quem?, quem?, quem?... Haha, o canhoto!

Portanto, temos que o canhoto de um documento fiscal poderá ser utilizado como meio de prova de entrega da mercadoria ao destinatário, para instruir processos judiciais ou administrativos que envolvam o remetente, destinatário e a transportadora, alcançando, assim, suas finalidades fiscais e comerciais.

Base Legal: Art. 15, caput da Lei nº 5.474/1968 (Checado pela VRi Consulting em 13/12/22).