1) Introdução:

Através da Instrução Normativa Drei nº 11/2013 (DOU de 09/12/2013), o Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração (Drei) estabeleceu procedimentos para a validade e eficácia dos instrumentos de escrituração dos empresários individuais, das empresas individual de responsabilidade Ltda (Eireli), das sociedades empresárias, das cooperativas, dos consórcios, dos grupos de sociedades, dos leiloeiros, dos tradutores públicos e intérpretes comerciais. A referida norma deve ser observada pelas citadas pessoas sem prejuízo da legislação específica aplicável à matéria, como, por exemplo, a legislação tributária.

Com base no artigo 1.195 do Código Civil (CC/2002), temos que as disposições desta Instrução Normativa também se aplicam às filiais, sucursais ou agências, no País, aos empresários individuais, a Eireli, as sociedades empresárias, as cooperativas, aos consórcios, aos grupos de sociedades autorizados a funcionar no País, com sede em país estrangeiro.

Dentre os assuntos tratados pela Instrução Normativa Drei nº 11/2013, destaca-se os instrumentos de escrituração, da autenticação, dos termos de abertura e de encerramento, da retificação e o cancelamento do termo de autenticação, das microfichas e do livro digital. Por fim, o artigo 44 da referida Instrução revogou a Instrução Normativa DNRC nº 107/2008, que anteriormente tratava do assunto.

Mais vamos parar de pirim pim pim e partir para o que interessa... Nos próximos capítulos analisaremos mais detidamente os procedimentos para validade e eficácia dos instrumentos de escrituração. Não deixem de compartilhar se gostar da matéria, ajude-nos a difundir conhecimento na rede. Valor e você, tudo a ver!

A... Aconselhamos também a leitura dos artigos 1.179 a 1.195 do CC/2002 que tratam da escrituração contábil. O artigo 1.179 do CC/2002 determina que o empresário e a sociedade empresária são obrigados a manter sistema de contabilidade, mecanizada ou não, com base na escrituração uniforme de seus livros, correspondente com a documentação respectiva, e a levantar anualmente o Balanço Patrimonial (BP) e o de resultado econômico, mais conhecido como Demonstração do Resultado do Exercício (DRE).

Base Legal: Art. 78-A do Decreto nº 1.800/1996; Arts. 1.179 e 1.195 do Código Civil/2002; Preâmbulo e arts. 1º e 44 da Instrução Normativa Drei nº 11/2013 e; Instrução Normativa RFB nº 2.003/2021 (Checado pela VRi Consulting em 27/03/21).

2) Instrumentos de escrituração:

São instrumentos de escrituração dos empresários e das sociedades empresárias:

1. livros, em papel;
2. conjunto de fichas avulsas (artigo 1.180 do CC/2002 (2));
3. conjunto de fichas ou folhas contínuas (artigo 1.180 do CC/2002 (2));
4. livros em microfichas geradas através de microfilmagem de saída direta do computador (COM), para fatos ocorridos até 31/12/2014; e
5. livros digitais.

Com fundamento no artigo 1.185 do CC/2002, o empresário ou a sociedade empresária que adotar o sistema de fichas de lançamentos poderá substituir o livro Diário pelo livro Balancetes Diários e Balanços, observadas as mesmas formalidades extrínsecas exigidas para aquele:

Art. 1.185. O empresário ou sociedade empresária que adotar o sistema de fichas de lançamentos poderá substituir o livro Diário pelo livro Balancetes Diários e Balanços, observadas as mesmas formalidades extrínsecas exigidas para aquele.

Vale mencionar que se aplicam aos instrumentos de escrituração dos leiloeiros e tradutores públicos e intérpretes comerciais as disposições da Instrução Normativa Drei nº 11/2013 ora analisados referentes a livro em papel, obedecida à legislação que lhes é pertinente.

Base Legal: Arts. 1.180 e 1.185 do Código Civil/2002 e; Arts. 2º e 3º da Instrução Normativa Drei nº 11/2013 (Checado pela VRi Consulting em 27/03/21).

3) Livro Diário:

No Diário serão lançadas as demonstrações contábeis, devendo:

1. no caso de livro em papel, serem assinadas pelas pessoas físicas a quem os atos constitutivos ou atos específicos atribuírem tal poder e pelo contador ou técnico em contabilidade legalmente habilitado;
2. em se tratando de livro digital, as assinaturas digitais das pessoas acima citadas, nele lançadas, serão efetuadas utilizando-se qualquer certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) ou qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, nos termos do artigo 10, § 2º da Medida Provisória nº 2.200-2/2001, e suprem as exigências da letra anterior, e, ainda, quando couber identificação de auditores independentes e o registro na Comissão de Valores Moniliários (CVM) (artigo 3° da Lei nº 11.638/2007).

Observe-se que a adoção de fichas de escrituração não dispensa o uso de livro diário para o lançamento das demonstrações contábeis, ao qual deve ser atribuído o número subsequente ao do livro diário escriturado em fichas.

O livro conterá, no máximo, um exercício social, podendo, em relação a um mesmo exercício, ser escriturado mais de um livro, observados períodos parciais e numeração sequenciais, constantes dos respectivos Termos de Encerramento, de acordo com a necessidade.

Base Legal: Art. 3° da Lei nº 11.638/2007 e; Art. 4º, caput, §§ 1º e 2º da Instrução Normativa Drei nº 11/2013 (Checado pela VRi Consulting em 27/03/21).

3.1) Livro em papel:

A numeração das folhas ou páginas de cada livro em papel ou microficha observará ordem sequencial única, iniciando-se pelo numeral um, incluído na sequência da escrituração as demonstrações contábeis, quando for o caso.

Quando escriturados apenas no anverso, os livros em papel ou em fichas conterão, no máximo, 500 (quinhentas) folhas, incluídas as folhas em que foram lavrados os termos de abertura e encerramento.

Quando escriturados no anverso e no verso, os livros em papel ou em fichas conterão, no máximo, 1.000 (mil) páginas, incluídas as folhas em que foram lavrados os termos de abertura e encerramento.

Base Legal: Art. 4º, §§ 3º a 5º da Instrução Normativa Drei nº 11/2013 (Checado pela VRi Consulting em 27/03/21).

3.2) Livro digital:

Os livros digitais, quando relativos a mais de um mês, obedecerão aos seguintes limites:

1. o tamanho não pode ultrapassar 1 (um) gigabyte;
2. todos os meses devem estar contidos no mesmo ano civil.

Registra-se que de acordo com o artigo 9º da Instrução Normativa RFB nº 2.003/2021, que dispõe sobre a Escrituração Contábil Digital (ECD), a apresentação dos livros digitais de acordo com as regras ali dispostas supre:

1. em relação às mesmas informações, a exigência contida na Instrução Normativa SRF nº 86/2001, que dispõe sobre informações, formas e prazos para apresentação dos arquivos digitais e sistemas utilizados por pessoas jurídicas.;
2. a obrigação de escriturar o Livro Razão ou as fichas utilizados para resumir e totalizar, por conta ou subconta, os lançamentos efetuados no Livro Diário, prevista no artigo 14 da Lei nº 8.218/1991; e
3. a obrigação de transcrever, no Livro Diário, o Balancete ou o Balanço de Suspensão ou a Redução do Imposto de que trata o artigo 35 da Lei nº 8.981/1995.

Base Legal: Art. 4º, § 6º da Instrução Normativa Drei nº 11/2013; Preâmbulo da Instrução Normativa SRF nº 86/2001; Art. 9º da Instrução Normativa RFB nº 2.003/2021 e; Subitem 1.11 do Manual de Orientação do Leiaute da ECD (Checado pela VRi Consulting em 27/03/21).

4) Livros de natureza não contábil:

Outros livros de natureza não contábil exigidos pela legislação comercial obedecerão, no que couber, as disposições da Instrução Normativa Drei nº 11/2013.

Base Legal: Art. 5º da Instrução Normativa Drei nº 11/2013 (Checado pela VRi Consulting em 27/03/21).

5) Escrituração de erros em livro já autenticado:

A retificação de lançamento feito com erro em livro já autenticado pela Junta Comercial deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência, observadas as Normas Brasileiras de Contabilidade (NBC), não podendo o livro já autenticado ser substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada.

A Instrução Normativa RFB nº 1.774/2017 disciplina a ECD, bem como as regras de escrituração e substituição do Livro Diário. Nesse sentido, ver seu artigo 7º:

Art. 7º A ECD autenticada somente pode ser substituída caso contenha erros que não possam ser corrigidos por meio de lançamento contábil extemporâneo, conforme previsto nos itens 31 a 36 da Interpretação Técnica Geral (ITG) 2000 (R1) - Escrituração Contábil, do Conselho Federal de Contabilidade, publicada em 12 de dezembro de 2014.

§ 1º Na hipótese de substituição da ECD, sua autenticação será cancelada e deverá ser apresentada ECD substituta, à qual deve ser anexado o Termo de Verificação para Fins de Substituição que passará a integrá-la, o qual conterá:

I - a identificação da escrituração substituída;

II - a descrição pormenorizada dos erros;

III - a identificação clara e precisa dos registros com erros, exceto quando estes decorrerem de erro já descrito;

IV - autorização expressa para acesso às informações pertinentes às modificações por parte do Conselho Federal de Contabilidade; e

V - a descrição dos procedimentos pré-acordados executados pelos auditores independentes quando estes julgarem necessário.

§ 2º O Termo de Verificação para Fins de Substituição deve ser assinado pelo profissional da contabilidade que assina os livros contábeis substitutos e, no caso de demonstrações contábeis auditadas por auditor independente, também por este.

§ 3º O profissional da contabilidade que não assina a escrituração poderá manifestar-se no Termo de Verificação para Fins de Substituição de que trata o § 1º, desde que essa manifestação se restrinja às modificações nele relatadas.

§ 4º A substituição da ECD prevista no caput só pode ser feita até o fim do prazo de entrega relativo ao ano-calendário subsequente.

§ 5º São nulas as alterações efetuadas em desacordo com este artigo ou com o Termo de Verificação para Fins de Substituição.

Base Legal: Art. 8º da Instrução Normativa RFB nº 1.774/2017 (Checado pela VRi Consulting em 27/03/21).

6) Códigos de números ou de abreviaturas:

Na escrituração, quando utilizados códigos de números ou de abreviaturas, esses deverão constar:

1. de livro próprio, regularmente autenticado, no caso de livro em papel;
2. do próprio instrumento de escrituração, observado o Leiaute da Escrituração Contábil Digital (LECD), no caso de livro digital.

O código de histórico padronizado deverá ser único para o período da escrituração, não podendo ser alterado no mesmo período.

Base Legal: Art. 1.183 do Código Civil/2002 e; Art. 6º da Instrução Normativa Drei nº 11/2013 (Checado pela VRi Consulting em 27/03/21).

7) Escrituração resumida:

Quando adotada a escrituração resumida do Diário, com totais que não excedam o período de 30 (trinta) dias, relativamente a contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede, deverão ser utilizados livros auxiliares do Diário, regularmente autenticados, para registro individualizado, e conservados os documentos que permitam a sua perfeita verificação .

Os livros auxiliares observarão o mesmo meio, digital ou papel, do Livro Diário com Escrituração Resumida.

Quando o Livro Diário com Escrituração Resumida na forma digital, os livros auxiliares correspondentes deverão se referir ao mesmo período de escrituração e constar de arquivos independentes, observadas as formalidades quanto aos Termos de Abertura e de Encerramento e o LECD.

Base Legal: Art. 1.184, § 1º do Código Civil/2002 e; Art. 7º da Instrução Normativa Drei nº 11/2013 (Checado pela VRi Consulting em 27/03/21).

8) Escrituração resumida:

Art. 8º As fichas que substituírem os livros, para o caso de escrituração mecanizada ou eletrônica, poderão ser:

1. contínuas, em forma de sanfona, em blocos, com subdivisões numeradas mecânica ou tipograficamente por dobras, sendo vedado o destaque ou ruptura das mesmas;
2. avulsas, as quais serão numeradas tipograficamente.

Base Legal: Arts. 8º e 9º do Decreto nº 64.567/1969; Art. 8º da Instrução Normativa Drei nº 11/2013 (Checado pela VRi Consulting em 27/03/21).

9) Termo de abertura e de encerramento:

Os instrumentos de escrituração das entidades conterão termos de abertura e de encerramento, que indicarão:

1. Termo de Abertura:
1. o nome empresarial do empresário ou da sociedade empresária a que pertença o instrumento de escrituração;
2. a data do arquivamento dos atos constitutivos ou do ato de conversão de sociedade simples em sociedade empresária pela Junta Comercial;
3. o município da sede ou filial;
4. a finalidade a que se destina o instrumento de escrituração (denominação do livro);
5. o número de ordem do instrumento de escrituração;
6. a quantidade de:
1. folhas, se numeradas apenas no anverso;
2. páginas, se numeradas no anverso e verso;
3. fotogramas, se microfichas;
4. registros, se livro digital;
7. o número da inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ), administrado pela Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB);
8. data de encerramento do exercício social.

2. Termo de Encerramento:
1. o nome da entidade a que pertença o instrumento de escrituração;
2. o fim a que se destinou o instrumento escriturado (denominação do livro);
3. o período a que se refere a escrituração, nos livros contábeis;
4. a data de início do período da escrituração, nos livros de natureza não contábil, quando apresentados em branco para autenticação;
5. o número de ordem do instrumento de escrituração;
6. a quantidade de:
1. folhas, se numeradas apenas no anverso;
2. páginas, se numeradas no anverso e verso;
3. fotogramas, se microfichas;
4. registros, se livro digital.

No Termo de Encerramento do livro Diário com escrituração resumida deverá constar relação que identifique todos os livros auxiliares a ele associados, com indicação da finalidade de cada um deles e seus respectivos números sequenciais.

Cada livro auxiliar, no respectivo Termo de Encerramento, deverá indicar o(s) número(s) do(s) livro(s) Diário com escrituração resumida a que esteja(m) vinculado(s).

Quando os livros Diário com escrituração resumida e seus auxiliares forem digitais, as informações previstas nos dois parágrafos anteriores serão inseridas em registro específico.

Base Legal: Art. 9º, caput, §§ 1º a 3º da Instrução Normativa Drei nº 11/2013 (Checado pela VRi Consulting em 27/03/21).

9.1) Erros ou omissões no livro em papel:

Existindo erro ou omissão de algum dado obrigatório do Termo de Abertura, Termo de Encerramento ou de formalidade intrínseca relacionadas à apresentação ou aparência das demonstrações contábeis, no livro em papel, poderá ser feita ressalva na própria folha ou página, a qual deverá ser assinada pelos mesmos signatários do Termo e homologada pelo autenticador do instrumento pela Junta Comercial, mediante Termo de homologação por esse datado e assinado.

Base Legal: Art. 9º, § 4º da Instrução Normativa Drei nº 11/2013 (Checado pela VRi Consulting em 27/03/21).

9.2) Datação e assinatura:

Os Termos de Abertura e de Encerramento serão datados e assinados pelo empresário, administrador de sociedade empresária ou procurador e por contabilista legalmente habilitado, com indicação do número de sua inscrição no Conselho Regional de Contabilidade (CRC) e dos nomes completos dos signatários e das respectivas funções, conforme a Tabela de Qualificação de Assinantes abaixo:

Código	Descrição da função
203	Diretor
204	Conselheiro de Administração
205	Administrador
206	Administrador de Grupo
207	Administrador de Sociedade Filiada
220	Administrador Judicial – Pessoa Física
222	Administrador Judicial – Pessoa Jurídica – Profissional Responsável
223	Administrador Judicial/Gestor
226	Gestor Judicial
309	Procurador
312	Inventariante
313	Liquidante
315	Interventor
801	Empresário
401	Titular Pessoa Física - Eireli
900	Contador
999	Outros

Registra-se que não havendo contabilista habilitado na localidade onde se situa a sede do empresário ou da sociedade empresária ou a filial, os Termos de Abertura e de Encerramento serão assinados, apenas, pelo empresário, administrador de sociedade empresária ou procurador. Para esse efeito, caberá aos CRCs informar às Juntas Comerciais as localidades onde não haja profissional habilitado.

No caso de assinatura por procurador, a procuração deverá conter os poderes para a prática do ato, ser arquivada na Junta Comercial e anotada nos registros de autenticação de livros.

Base Legal: Arts. 3º, § 2º e 7º do Decreto nº 64.567/1969; Art. 1.182 do Código Civil/2002 e; Art. 10, caput, §§ 1º a 4º da Instrução Normativa Drei nº 11/2013 (Checado pela VRi Consulting em 27/03/21).

9.3) Livro digital:

Em se tratando de livro digital, esse deve ser assinado por contabilista legalmente habilitado e pelo empresário individual, empresa individual de responsabilidade Ltda - Eireli, sociedade empresária, cooperativa, consórcio ou grupo de sociedade, conforme LECD, com qualquer certificado digital emitido por entidade credenciada pela ICP-Brasil ou qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, nos termos do artigo, § 2º da Medida Provisória nº 2.200-2/2001, antes de ser submetido à autenticação pelas Juntas Comerciais, sendo dispensada a apresentação de procuração arquivada na Junta Comercial.

Base Legal: Art. 10, § 5º da Instrução Normativa Drei nº 11/2013 (Checado pela VRi Consulting em 27/03/21).

9.4) Fichas ou folhas:

Nas fichas ou folhas que substituírem os livros, para o caso de escrituração mecanizada ou eletrônica, os Termos de Abertura e de Encerramento serão apostos, respectivamente, como segue:

1. fichas ou folhas contínuas: no anverso da primeira e no verso da última dobra de cada bloco, que receberá número de ordem;
2. fichas avulsas: na primeira e última ficha de cada conjunto.

Base Legal: Arts. 8º e 9º do Decreto nº 64.567/1969 e; Art. 11 da Instrução Normativa Drei nº 11/2013 (Checado pela VRi Consulting em 27/03/21).

10) Autenticação:

Lavrados os Termos de Abertura e de Encerramento, os instrumentos de escrituração dos empresários e das sociedades empresárias, de caráter obrigatório, salvo disposição especial de lei, deverão ser submetidos à autenticação pela Junta Comercial:

antes ou depois de efetuada a escrituração, quando se tratar de livros em papel, conjuntos de fichas ou folhas contínuas; e

após efetuada a escrituração, quando se tratar de microfichas geradas através de microfilmagem de saída direta do computador (COM) e de livros digitais.

O empresário e a sociedade empresária poderão fazer autenticar livros não obrigatórios.

É dispensado das exigências deste artigo o pequeno empresário a que se refere o artigo 970 do CC/2002, que não está obrigado a seguir um sistema de contabilidade com base na escrituração uniforme de seus livros, em correspondência com a documentação respectiva, nem alevantar anualmente o Balanço Patrimonial (BP) e o de resultado econômico.

Base Legal: Art. 78-A do Decreto nº 1.800/1996; Art. 1.181 do Código Civil/2002 e; Arts. 12 da Instrução Normativa Drei nº 11/2013 (Checado pela VRi Consulting em 27/03/21).

10.1) Exame do cumprimento das formalidades normativas:

Os instrumentos de escrituração do empresário individual, Eireli, sociedade empresária, cooperativa, consórcio ou grupo de sociedade apresentados para autenticação pela Junta Comercial serão objeto de exame do cumprimento das formalidades legais pela Instrução Normativa Drei nº 11/2013.

As exigências formuladas pela Junta Comercial deverão ser cumpridas em até 30 (trinta) dias, contados do dia subsequente à data da ciência pelo interessado.

O instrumento de escrituração objeto de exigência, no caso do livro em papel, será devolvido completo ao interessado, para efeito de retificação ou apresentação de novo livro.

Devolvido o livro retificado ou apresentado novo livro após o prazo previsto no parágrafo primeiro deste artigo, o instrumento de escrituração será considerado novo pedido, sujeito a novo pagamento dos serviços correspondentes.

Base Legal: Art. 13 da Instrução Normativa Drei nº 11/2013 (Checado pela VRi Consulting em 27/03/21).

10.2) Formalidades para autenticação:

A Junta Comercial procederá às autenticações previstas na Instrução Normativa Drei nº 11/2013:

1. em relação aos livros em papel, fichas ou folhas contínuas e fichas avulsas, por Termo, que conterá declaração expressa da exatidão dos Termos de Abertura e de Encerramento, bem como o número e a data de autenticação, do seguinte modo:
   1. nos livros em papel, será aposto na primeira página numerada;
   2. nas fichas ou folhas contínuas, será aposto no anverso da primeira dobra de cada bloco; e
   3. nas fichas avulsas, será aposto na primeira ficha de cada conjunto e todas as demais serão obrigatoriamente autenticadas com identificação da Junta Comercial e rubrica do autenticador sobre esse.
2. em relação aos livros digitais, por Termo, constante de arquivo eletrônico, que conterá:
1. identificação: Termo de Autenticação;
2. declaração: Declaro a exatidão dos Termos de Abertura e Encerramento do livro digital de características abaixo, por mim examinado e conferido;
3. identificação do arquivo, composta por hash da escrituração e hash do requerimento;
4. identificação da escrituração, composta por sigla da unidade da federação, nome empresarial, CNPJ, forma da escrituração, data de início e data de término da escrituração, natureza e número de ordem do livro;

5. informação dos requerentes, compreendendo: CPF, nome e cargo;
6. identificação dos signatários da escrituração;
7. número de autenticação;
8. número da versão do Termo de Autenticação;
9. data da autenticação;
10. localidade;
11. número e a data de autenticação; e
12. hash do Termo de Autenticação e assinatura digital do autenticador.

No caso da letra "a":

1. o autenticador deverá ser expressamente identificado, com indicação do seu nome completo, em letra de forma legível, ou com a aposição de carimbo;
2. com o objetivo de resguardar a segurança e inviolabilidade dos instrumentos de escrituração dos empresários e das sociedades empresárias, recomenda-se a autenticação destes por meio de etiqueta adesiva com requisitos de segurança, atendidos os procedimentos e requisitos quanto a posição e conteúdo do Termo e identificação dos signatários.

No caso da letra "b", o Termo de Autenticação deve ser assinado por servidor devidamente habilitado com qualquer certificado digital emitido por entidade credenciada pela ICP-Brasil ou qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, nos termos do artigo 10, § 2º da Medida Provisória nº 2.200-2/2001.

Base Legal: Art. 14 da Instrução Normativa Drei nº 11/2013 (Checado pela VRi Consulting em 27/03/21).

10.3) Requisitos para autenticação:

A autenticação de instrumentos de escrituração não se fará sem que:

1. esteja inscrito o empresário ou registrada a sociedade empresária;
2. os requisitos mencionados, em cada caso, na Instrução Normativa Drei nº 11/2013, sejam atendidos;
3. seja observada a sequência do número de ordem do instrumento e do período da escrituração;
4. relativamente ao livro Diário, com escrituração resumida, os respectivos livros auxiliares:
1. estejam todos presentes no ato da autenticação; e
2. no caso do livro digital, tenham sido assinados pelo empresário ou sociedade empresária e contabilista com qualquer certificado digital emitido por entidade credenciada pela ICP-Brasil ou qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, nos termos do artigo 10, § 2º da Medida Provisória nº 2.200-2/2001, e os hash obtidos após assinaturas tenham sido integrados ao livro Diário digital, com escrituração resumida, conforme LECD.

A autenticação do instrumento independe da apresentação física à Junta Comercial de outro(s) anteriormente autenticado(s).

Base Legal: Art. 1.181, § único do Código Civil/2002 e; Art. 15 da Instrução Normativa Drei nº 11/2013 (Checado pela VRi Consulting em 27/03/21).

11) Retificação e cancelamento do Termo de autenticação:

A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência, observadas as Normas Brasileiras de Contabilidade (NBC), não podendo o livro já autenticado ser substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada (7).

Os termos de autenticação poderão ser cancelados quando lavrados com erro ou identificado erro de fato que torne imprestável a escrituração. Para esse fim, entende-se por erro de fato que torne imprestável a escrituração qualquer erro que não possa ser corrigido na forma do artigo precedente e que gere demonstrações contábeis inconsistentes.

O termo de cancelamento será lavrado:

1. na mesma parte do livro onde foi lavrado o Termo de Autenticação, no caso de livro em papel ou fichas; e
2. em arquivo próprio, quando livro digital.

O termo de cancelamento será lavrado por autenticador e conterá o número do processo administrativo ou judicial que o determinou. O processo administrativo poderá ser instaurado pela Junta Comercial ou por iniciativa do titular da escrituração (8).

Identificado erro material a Junta Comercial enviará ofício ao Departamento de Registro Empresarial e Integração (Drei), solicitando o cancelamento do Termo de Autenticação de livro digital, justificando claramente o motivo para o referido cancelamento. O Drei encaminhará ao gestor do Sped, na RFB, ofício com a solicitação deferida pela Junta Comercial contendo as informações do livro (Nome Empresarial, tipo de livro, nº de ordem e períodoa que se refere), para providências cabíveis.

Base Legal: Arts. 16 a 21 da Instrução Normativa Drei nº 11/2013 (Checado pela VRi Consulting em 27/03/21).

12) Normas específicas sobre livro digital:

A geração do livro digital deverá observar quanto à:

1. escrituração e incorporação dos Termos de Abertura e de Encerramento, as disposições contidas no Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Contábil Digital (LECD).
2. incorporação das assinaturas digitais, a utilização de software oficial denominado Programa Validador e Assinador (PVA), a ser disponibilizado, gratuitamente, no sítio da RFB/Sped na internet, para download pelos interessados.

O PVA deverá possibilitar a execução das funções abaixo, dentre outras, em relação ao livro digital:

1. validação da escrituração;
2. visualização do livro, segundo formatos tradicionais do livro em papel;
3. geração do requerimento próprio para o caso, dirigido à Junta Comercial;
4. assinatura digital do livro e do requerimento pertinente;
5. transmissão para o Sped;
6. consulta para fins de acompanhamento do processo de autenticação, inclusive conhecimento de exigências em decorrência de deficiências identificadas no instrumento;
7. download do Termo de Autenticação do livro.

Observe-se que para efeito de prova em juízo ou fora dele, o empresário ou a sociedade deverá utilizar-se do PVA para demonstração visual do conteúdo do livro digital e de seu Termo de Autenticação, assim como para geração e emissão de documentos probantes.

Base Legal: Arts. 22, 28 e 29 da Instrução Normativa Drei nº 11/2013 (Checado pela VRi Consulting em 27/03/21).

12.1) Encaminhamento ao Sped:

O livro digital será enviado pelo empresário individual, Eireli, sociedade empresária, cooperativa, consórcio, grupo de sociedades ao Sped com o respectivo requerimento de autenticação à Junta Comercial, ficando o livro disponível naquele Serviço para ser visualizado pelo autenticador da Junta Comercial (10).

O livro digital, mediante solicitação do autenticador ao Sped, será disponibilizado para ser visualizado, por tempo suficiente para esse procedimento, sendo vedado o acesso à visualização após a sua autenticação.

O pagamento do preço do serviço deverá ser efetuado previamente à sua solicitação, mediante recolhimento por guia de arrecadação a ser disponibilizada pela Junta Comercial ao interessado.

O Sped remeterá à Junta Comercial arquivo contendo os Termos de Abertura e de Encerramento do livro digital, o respectivo Requerimento, assim como outros dados necessários à análise daqueles instrumentos pelo mencionado órgão, complementada pela visualização do livro no ambiente daquele serviço.

Base Legal: Arts. 24 e 25 da Instrução Normativa Drei nº 11/2013 (Checado pela VRi Consulting em 27/03/21).

12.2) Autenticação:

A autenticação dos livros digitais será efetuada pelas Juntas Comerciais com utilização de software específico, o qual deve ser integrado por aqueles órgãos aos seus sistemas informatizados de apoio ao processo operacional (11).

Em caso de exigências que impeçam a autenticação do livro digital ou de indeferimento do requerimento, a Junta Comercial enviará ao Sped a respectiva notificação, para conhecimento e providências cabíveis pelo empresário individual, Eireli, sociedade empresária, cooperativa, consórcio, grupo de sociedades.

A Junta Comercial enviará quaisquer termos lavrados para o Sped e o empresário individual, a Eireli, a sociedade empresária, cooperativa, consórcio, o grupo de sociedades promoverá o seu download, com utilização do PVA. Todavia, desde 26/02/2016, por força do disposto no artigo 78-A do Decreto nº 1.800/1996, incluído pelo artigo 1º do Decreto nº 8.683/2016, a autenticação de livros contábeis das empresas pode ser feita por meio do Sped, mediante a apresentação de ECD.

A autenticação dos livros contábeis digitais será comprovada pelo recibo de entrega emitido pelo Sped, sendo dispensa a autenticação na Junta Comercial, observando-se que os livros contábeis transmitidos pelas empresas ao Sped até 26/02/2016, mediante a apresentação da ECD, serão considerados autenticados, ainda que não analisados pela Junta Comercial. Isso não se aplica, todavia, aos livros contábeis digitais das empresas transmitidos ao Sped quando tiver havido indeferimento ou solicitação de providências pelas Juntas Comerciais até 26/02/2016.

Cabe lembrar, entretanto, que, em relação à autenticação da escrituração das sociedades simples, associações, fundações, sujeitas Registro Civil de Pessoas Jurídicas ou ao Cartório de Registro de Títulos e Documentos, para autenticação de arquivos da ECD deve ser utilizado o Módulo de Registro de Livros Fiscais para os Cartórios de Títulos e Documentos e Pessoa Jurídica. Para isso, é necessário que a empresa registrada em cartório transmita o mesmo arquivo da ECD que foi transmitido ao Sped para os cartórios por meio do referido módulo. O software referente ao módulo pode ser acessado no Instituto de Registro de Títulos e Documentos e de Pessoas Jurídicas do Brasil (IRTDPJBrasil), através do site www.rtdbrasil.org.br.

Na ocorrência de situação que impossibilite a autenticação de livro digital com o software específico, a Junta Comercial utilizará funcionalidade de contingência disponibilizada no Sped.

O resultado do processo com utilização da função de contingência deverá ser incorporado ao sistema informatizado de apoio ao processo operacional da Junta Comercial, observadas as disposições da Instrução Normativa Drei nº 11/2013.

Base Legal: Art. 78-A do Decreto nº 1.800/1996 e; Arts. 26 e 27 da Instrução Normativa Drei nº 11/2013 (Checado pela VRi Consulting em 27/03/21).

13) Microficha:

A microficha, como instrumento de escrituração, poderá ser utilizada pelas companhias e em relação aos livros sociais de que trata o artigo 100 da Lei nº 6.404/1976.

No caso das companhias abertas, aplicar-se-ão, ainda, as normas expedidas pela Comissão de Valores Mobiliários, apenas para os livros citados no artigo 100, I a III da Lei nº 6.404/1976.

As microfichas, como instrumento de escrituração, deverão atender os requisitos constantes do Anexo I da Instrução Normativa Drei nº 11/2013.

Far-se-á a autenticação de todas as microfichas constantes de cada conjunto correspondente a um livro, mediante aposição de carimbo conforme modelo constante do Anexo I da Instrução Normativa Drei nº 11/2013 a que se refere o parágrafo anterior, data da autenticação e rubrica do autenticador.

Base Legal: Arts. 30 e 31 da Instrução Normativa Drei nº 11/2013 (Checado pela VRi Consulting em 27/03/21).

14) Assinatura dos livros e demonstrações contábeis de períodos anteriores:

Os livros e as demonstrações contábeis relativos a períodos anteriores poderão ser assinados pelos responsáveis pelo empresário individual, Eireli, sociedade empresária, cooperativa, consórcio, grupo de sociedades no período a que se refere a escrituração ou pelos atuais responsáveis.

Base Legal: Art. 32 da Instrução Normativa Drei nº 11/2013 (Checado pela VRi Consulting em 27/03/21).

15) Escrituração descentralizada:

No caso de escrituração descentralizada, o empresário individual, a Eireli, a sociedade empresária, cooperativa, consórcio, grupo de sociedades que possuir filial em outra unidade federativa deverá requerer a autenticação dos instrumentos de escrituração respectivos à Junta Comercial onde a filial estiver situada.

Os Termos de Abertura e de Encerramento deverão atender o disposto capítulo 9, conforme o caso, sendo que os dados deverão referir-se à filial e a data de arquivamento deverá referir-se ao ato de abertura da filial na Junta Comercial da unidade federativa onde essa se localizar.

Base Legal: Art. 33 da Instrução Normativa Drei nº 11/2013 (Checado pela VRi Consulting em 27/03/21).

16) Extravio, deterioração ou destruição:

Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de qualquer dos instrumentos de escrituração, o empresário individual, a Eireli, a sociedade empresária, cooperativa, consórcio, grupo de sociedades fará publicar, em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste fará minuciosa informação, dentro de 48 (quarenta e oito) horas à Junta Comercial de sua jurisdição.

Recomposta a escrituração, o novo instrumento receberá o mesmo número de ordem do substituído, devendo o Termo de Autenticação ressalvar, expressamente, a ocorrência comunicada.

A autenticação de novo instrumento de escrituração só será procedida após o cumprimento do disposto neste capítulo.

No caso de livro digital, enquanto for mantida uma vi ado instrumento objeto de extravio, deterioração ou destruição no Sped, a Junta Comercial não autenticará livro substitutivo, devendo o empresário ou sociedade obter reprodução do instrumento junto à administradora daquele Sistema.

Base Legal: Art. 34 da Instrução Normativa Drei nº 11/2013 (Checado pela VRi Consulting em 27/03/21).

17) Conservação e guarda da escrituração:

Os empresários individuais, as Eireli, as sociedades empresárias, as cooperativas, os consórcios e grupo de sociedades são obrigados a conservar em boa guarda toda a escrituração, correspondência e mais papéis concernentes à sua atividade, enquanto não ocorrer prescrição ou decadência no tocante aos atos neles consignados.

Base Legal: Art. 1.194 do Código Civil/2002 e; Art. 39 da Instrução Normativa Drei nº 11/2013 (Checado pela VRi Consulting em 27/03/21).