1) Introdução:

De acordo com o artigo 264, caput, VI do RICMS/2000-SP, salvo disposição em contrário, não se inclui na sujeição passiva por substituição (ICMS-ST), subordinando-se às normas comuns da legislação, a saída, promovida por estabelecimento responsável pela retenção do imposto, de mercadoria destinada a estabelecimento ao qual for atribuída, por Regime Especial, a condição de sujeito passivo por substituição tributária.

Registra-se que a aplicação dessa regra observará disciplina específica a ser estabelecida pela Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo (Sefaz/SP), podendo o Regime Especial ser concedido a pedido do contribuinte ou instituído de ofício.

Essa disciplina se deu através da publicação da Portaria CAT nº 53/2013 (DOE-SP de 25/05/2013), cujo preâmbulo esclarece que a mesma visa disciplinar a atribuição, por Regime Especial, da condição de sujeito passivo por substituição tributária, conforme artigo 264, caput, VI do RICMS/2000-SP, bem como o cumprimento das obrigações principal e acessórias inerentes ao Regime.

Assim, uma vez concedido o Regime Especial, a responsabilidade pela retenção do ICMS será do estabelecimento destinatário (ou seja, ao adquirente de mercadoria sujeita ao ICMS-ST), devendo tal circunstância ser indicada no campo "Informações Complementares" do respectivo documento fiscal.

Feito essas breves considerações, passaremos a analisar nos próximos capítulos as regras que envolvem o Regime Especial que atribuí a condição de substituto tributário ao adquirente de mercadoria sujeita à substituição tributária.

Base Legal: Art. 264, caput, VI, §§ 1º e 3º-A do RICMS/2000-SP e; Preâmbulo da Portaria CAT nº 53/2013 (Checado pela VRi Consulting em 09/08/23).

2) Concessão do Regime Especial:

Para fins de atribuição da condição de sujeito passivo por substituição tributária nos termos do artigo 264, caput, VI do RICMS/2000-SP, o contribuinte interessado deverá solicitar Regime Especial à Sefaz/SP, observando, no que couber, o disposto na Portaria CAT nº 18/2021, que dispõe sobre os pedidos de regimes especiais previstos nos artigos 479-A e 489 do RICMS/2000-SP (1).

A decisão sobre o pedido de concessão do Regime Especial para atribuir a condição de sujeito passivo por substituição tributária caberá ao Diretor Executivo da Administração Tributária.

Base Legal: Preâmbulo da Portaria CAT nº 18/2021 e; Art. 1º, caput, § 1º da Portaria CAT nº 53/2013 (Checado pela VRi Consulting em 09/08/23).

2.1) Recurso no caso de indeferimento:

Da decisão que indeferir o pedido de Regime Especial caberá recurso, uma única vez e sem efeito suspensivo, ao Coordenador da Administração Tributária.

Referido recurso será apresentado, por escrito, ao Posto Fiscal de vinculação do contribuinte, no prazo de 30 (trinta) dias contados da data da ciência da decisão recorrida, devendo conter, no mínimo:

1. o nome ou a razão social, o endereço e os números de inscrição, estadual e no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ);
2. o número do processo ou do protocolo;
3. os fundamentos de fato e de direito.

Base Legal: Art. 1º, §§ 2º e 3º da Portaria CAT nº 53/2013 (Checado pela VRi Consulting em 09/08/23).

3) VRi Consulting:

A VRi Consulting, consultoria tributária responsável por manter o presente Roteiro de Procedimentos atualizado, é especializada no pleito de Regime Especial junto às 3 (três) de governo, ou seja, na esfera Federal, Estadual e Municipal.

Já protocolamos e obtivemos deferimento de vários tipos de Regime Especial, seja o Regime tratado no presente Roteiro de Procedimentos, seja outro previsto na esparsa legislação tributária. Se você está buscando uma consultoria especializada para formular e acompanhar seu pedido de Regime Especial, entre em contato através do nosso Fale conosco e veja como podemos lhe ajudar nessa empreitada.

Caso queira mais detalhes antes do primeiro contato, acesse no menu superior do site a opção "Nossos Serviços".

Base Legal: Equipe VRi Consulting.

4) Regime Especial instituído de ofício:

Na hipótese de o Regime Especial ser instituído de ofício nos termos do artigo 489 do RICMS/2000-SP (2), o contribuinte a quem for atribuída a condição de substituto tributário será notificado e deverá, a partir da data de início da vigência do referido regime, observar o disposto na Portaria CAT nº 53/2013, sem prejuízo das demais obrigações previstas na legislação e dos termos do próprio Regime Especial.

Na hipótese de instituição de Regime Especial de ofício, o mesmo:

1. poderá definir as mercadorias e os contribuintes remetentes em relação aos quais serão aplicados os seus termos;
2. terá sua instituição proposta ao Diretor Executivo da Administração Tributária pelo Delegado Regional Tributário da área de vinculação do contribuinte.

Base Legal: Art. 489 do RICMS/2000-SP e; Art. 2º, caput, § 1º da Portaria CAT nº 53/2013 (Checado pela VRi Consulting em 09/08/23).

4.1) Propositura do Regime:

A instituição do Regime Especial poderá ser proposta pelo Delegado Regional Tributário com base na constatação da ocorrência dos fatos previstos no artigo 8º, § 15 da Lei 6.374/1989 (3), mediante apresentação de relatório circunstanciado e conclusivo das verificações fiscais realizadas, o qual conterá:

1. a descrição dos fatos que motivam a atribuição da condição de sujeito passivo por substituição tributária;
2. as provas que fundamentam a conclusão do fisco.

Registra-se que antes de ser formalizada a proposta de instituição do Regime Especial, deverá ser fornecida cópia integral do relatório circunstanciado ao contribuinte, mediante recibo, que equivalerá à notificação para fins de apresentação de contrarrazões no prazo de 15 (quinze) dias, improrrogáveis (Ver subcapítulo 4.2 abaixo).

Base Legal: Art. 8º, § 15 da Lei 6.374/1989 e; Art. 2º, §§ 2º e 3º da Portaria CAT nº 53/2013 (Checado pela VRi Consulting em 09/08/23).

4.2) Apreciação das contrarrazões:

O Delegado Regional Tributário apreciará as contrarrazões do contribuinte e proferirá despacho fundamentado:

1. encaminhando a proposta de imposição de Regime Especial para o Diretor Executivo da Administração Tributária; ou
2. arquivando o processo.

O Diretor Executivo da Administração Tributária, ao acolher a proposta de instituição do Regime Especial, instituirá o Regime Especial de ofício e determinará:

1. a publicação de sua ementa na página da Sefaz/SP na internet, no endereço eletrônico www.fazenda.sp.gov.br, para fins de controle e divulgação;
2. a expedição de notificação aos fornecedores do contribuinte, informando-os de que foi instituído Regime Especial para atribuição da condição de substituto tributário;
3. que sejam realizadas de ofício as devidas alterações cadastrais.

Da decisão mencionada no parágrafo anterior caberá recurso, uma única vez e sem efeito suspensivo, ao Coordenador da Administração Tributária, no prazo de 30 (trinta) dias contados da data da notificação da instituição de ofício do Regime Especial.

Base Legal: Art. 2º, §§ 4º a 6º da Portaria CAT nº 53/2013 (Checado pela VRi Consulting em 09/08/23).

5) Alteração do Regime Especial:

O Regime Especial concedido a pedido do contribuinte ou instituído de ofício poderá ser alterado, revogado ou cassado, a qualquer tempo, a critério da Sefaz/SP.

Quando ocorrer a revogação ou cassação do Regime Especial, o contribuinte:

1. deixará de ter atribuída a condição de sujeito passivo por substituição tributária a partir do 1º (primeiro) dia do mês subsequente ao da revogação ou cassação;
2. deverá efetuar a contagem das mercadorias sujeitas à substituição tributária existentes em estoque no final do último dia do mês em que tiver ocorrido a revogação ou cassação do regime, observando-se, no que couber, o disposto na Portaria CAT nº 44/2008.

Base Legal: Portaria CAT nº 44/2008 e; Art. 3º da Portaria CAT nº 53/2013 (Checado pela VRi Consulting em 09/08/23).

6) Crédito das mercadorias existentes em estoque:

Relativamente às mercadorias existentes em estoque no final do dia imediatamente anterior à data de início de vigência do Regime Especial que atribuir a condição de sujeito passivo por substituição tributária e que tenham sido recebidas com o imposto retido, o contribuinte detentor do Regime Especial deverá, para cada um dos estabelecimentos que forem adotar o referido regime:

1. relacionar o estoque de mercadorias com base no registro permanente de estoque ou no Controle de Estoque, modelo 3, previsto na Portaria CAT nº 17/1999, indicando, para cada item:
1. a descrição da mercadoria, o correspondente código de classificação na Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) e o respectivo código padrão GTIN-13 ou o código atribuído nos termos do subcapítulo 6.1 abaixo;
2. a quantidade da mercadoria, a identificação da unidade de comercialização e, se for o caso, o fator de conversão entre a menor unidade de comercialização e a unidade adotada pelo contribuinte;
3. o valor da mercadoria, considerando-se o seu custo médio de aquisição conforme definido na Nota 4 abaixo, acrescido dos tributos recuperáveis calculados com base nas alíquotas incidentes sobre a operação própria do remetente da mercadoria;
4. a Base de Cálculo do ICMS incidente sobre a operação própria do remetente;
5. a Base de Cálculo do ICMS retido por substituição tributária;
6. a alíquota interna aplicável;
7. o valor do ICMS relativo à operação própria do remetente;
8. o valor do ICMS retido por substituição tributária;
2. transmitir à Secretaria da Fazenda arquivo digital contendo a relação de que trata a letra "a" e demais informações requeridas, observado que o mesmo será denominado "RE-ESTOQUE DIA ANTERIOR" e:
1. será enviado, uma única vez, no prazo de 30 (trinta) dias contados da data da atribuição da condição de sujeito passivo por substituição tributária;
2. observará o leiaute e as demais orientações definidas na Portaria CAT nº 06/2012, e em seu Manual de Orientação dos Arquivos Digitais relativas a esse arquivo digital.

Base Legal: Portaria CAT nº 17/1999; Portaria CAT nº 6/2012 e; Art. 4º, caput, §§ 2º e 3º da Portaria CAT nº 53/2013 (Checado pela VRi Consulting em 09/08/23).

6.1) Mercadoria sem GTIN-13:

Na hipótese de a mercadoria ser comercializada em qualquer unidade que não seja a do código padrão GTIN-13 indicado pelo fabricante, o contribuinte detentor do Regime Especial deverá atribuir um código próprio para cada unidade de comercialização adotada.

Base Legal: Art. 4º, § 1º da Portaria CAT nº 53/2013 (Checado pela VRi Consulting em 09/08/23).

6.2) Crédito fiscal:

O contribuinte detentor do Regime Especial, relativamente às mercadorias referidas no capítulo 6, poderá creditar-se:

1. do valor do imposto incidente sobre a operação própria do remetente da mercadoria destacado no correspondente documento fiscal;
2. do valor do imposto retido antecipadamente por substituição tributária, informado no documento fiscal relativo à entrada.

Relativamente ao valor do imposto retido antecipadamente por substituição tributária a que se refere a letra "b", o crédito será efetuado em 10 (dez) parcelas mensais, iguais e sucessivas, sendo a 1ª (primeira) parcela creditada na apuração do imposto relativo às operações promovidas no primeiro período de apuração como sujeito passivo por substituição.

Base Legal: Art. 5º, caput, § 4º da Portaria CAT nº 53/2013 (Checado pela VRi Consulting em 09/08/23).

6.2.1) Mercadoria recebida de contribuinte substituído:

Na hipótese de a mercadoria ter sido recebida de contribuinte substituído, o valor do crédito:

1. no caso da letra "a" anterior, será calculado mediante aplicação da alíquota interna sobre a Base de Cálculo (BC) que seria atribuída à operação própria do remetente, caso estivesse submetida ao regime comum de tributação;
2. no caso da letra "b" anterior, corresponderá à parcela do imposto retido, indicado no documento fiscal relativo à entrada, na forma estabelecida no artigo 274, § 3º do RICMS/2000-SP (5);
3. não poderá ser superior ao resultante da aplicação da alíquota interna sobre o valor da Base de Cálculo (BC) da retenção efetuada pelo sujeito passivo por substituição.

Base Legal: Art. 274, § 3º do RICMS/2000-SP e; Art. 5º, § 1º da Portaria CAT nº 53/2013 (Checado pela VRi Consulting em 09/08/23).

6.2.2) Mercadoria recebida de contribuinte optante do Simples Nacional:

Por outro lado, em se tratando de mercadoria recebida de contribuinte sujeito às normas do Simples Nacional, o crédito relativo à operação própria do remetente a que se refere a letra "a" corresponderá ao valor do imposto indicado no campo "Informações Complementares" ou no corpo do documento fiscal relativo à entrada.

Base Legal: Art. 5º, § 2º da Portaria CAT nº 53/2013 (Checado pela VRi Consulting em 09/08/23).

6.2.3) Mercadoria com ICMS recolhido antecipadamente:

Tratando-se de mercadoria cujo imposto devido por substituição tributária tenha sido recolhido antecipadamente nos termos do artigo 426-A do RICMS/2000-SP, o crédito relativo ao imposto retido por substituição corresponderá ao valor calculado na forma do subcapítulo 6.2.1 e subcapítulo 6.2.2 anteriores.

Base Legal: Art. 5º, § 3º da Portaria CAT nº 53/2013 (Checado pela VRi Consulting em 09/08/23).

6.2.4) Escrituração do crédito:

O contribuinte detentor do Regime Especial escriturará, no Livro Registro de Apuração do ICMS (LRAICMS), quando admitido, o crédito relativo ao imposto:

1. incidente sobre a operação própria do remetente da mercadoria, no quadro "Crédito do Imposto - Outros Créditos", com a expressão "Crédito Relativo à Operação Própria do Remetente - artigo 264 do RICMS/00", na apuração do imposto relativo às operações próprias promovidas no 1º (primeiro) período de apuração como sujeito passivo por substituição;
2. retido antecipadamente por substituição tributária, na folha correspondente à apuração do imposto devido por substituição tributária, no quadro "Crédito do Imposto - Outros Créditos", com a expressão "Crédito Relativo ao Imposto Retido - artigo 264 do RICMS/00", observado que o crédito será efetuado em 10 (dez) parcelas mensais, iguais e sucessivas, sendo a 1ª (primeira) parcela creditada na apuração do imposto relativo às operações promovidas no primeiro período de apuração como sujeito passivo por substituição.

No caso de contribuinte obrigado à entrega do Sped-Fiscal, o crédito mencionado na letra "a" será lançado no Registro E110 (VL_AJ_CREDITOS) dessa obrigação acessória, com utilização, no Registro E111 (COD-AJ_APUR), do Código de Ajuste "SP020799" e a indicação, no campo "DESCR_COMPL_AJ", da expressão "Crédito Relativo à Operação Própria do Remetente - artigo 264 do RICMS/00".

Já no caso da letra "b", o crédito será lançado no Registro E210 (VL_AJ_CREDITOS_ST) do Sped-Fiscal, com utilização, no Registro E220 (COD-AJ_APUR), do Código de Ajuste "SP120799" e a indicação, no campo "DESCR_COMPL_AJ", da expressão "Crédito Relativo ao Imposto Retido - artigo 264 do RICMS/00".

Base Legal: Art. 5º, §§ 4º e 5º da Portaria CAT nº 53/2013 (Checado pela VRi Consulting em 09/08/23).

7) Procedimentos de controle do estoque:

Para fins de controle das operações pelo fisco, o contribuinte detentor do Regime Especial deverá elaborar inventário mensal em arquivo digital nos formatos dos registros abaixo, ambos do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), para apresentação à Sefaz/SP, quando exigido, nos termos do que for estabelecido no Regime Especial:

• Registro 0200 da EFD-ICMS/IPI;
• Registro H005 da EFD-ICMS/IPI;
• Registro H010 da EFD-ICMS/IPI; e
• Registro H020 da EFD-ICMS/IPI.

Base Legal: Art. 6º da Portaria CAT nº 53/2013 (Checado pela VRi Consulting em 09/08/23).

7.1) Código padrão GTIN-13:

Deverá ser adotado o código padrão GTIN-13 utilizado pelo fabricante na menor unidade de comercialização da mercadoria.

Na hipótese do subcapítulo 6.1, em que o contribuinte detentor do Regime Especial atribui um código próprio para cada unidade de comercialização, deverá ser elaborado, também, o arquivo de equivalência de códigos, conforme itens 2.1 e 2.4 do Anexo da Portaria CAT nº 06/2012, o qual será apresentado à Sefaz/SP, quando exigido.

O código padrão GTIN-13 ou o código atribuído nos termos do subcapítulo 6.1 deverá ser utilizado para:

1. prestar informações relativas à mercadoria:
1. no arquivo previsto na Portaria CAT nº 32/1996;
2. nas obrigações relativas à Escrituração Fiscal Digital (EFD), previstas na Portaria CAT nº 147/2009;
3. no arquivo previsto na Portaria CAT nº 17/1999;
4. no arquivo previsto na Portaria CAT nº 44/2008;
5. quando da emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
6. nos arquivos previstos na Portaria CAT nº 53/2013, objeto de estudo no presente Roteiro de Procedimentos;
2. cumprir as demais obrigações acessórias em que seja necessário indicar o código da mercadoria.

Base Legal: Itens 2.1 e 2.4 do Anexo da Portaria CAT nº 6/2012 e; Art. 7º da Portaria CAT nº 53/2013 (Checado pela VRi Consulting em 09/08/23).