1) Introdução:

O Código Tributário Nacional (CTN/1966), aprovado pela Lei nº 5.172/1966, prevê 2 (dois) tipos de obrigações tributárias, a principal e a acessória. A obrigação principal surge com a ocorrência do fato gerador e tem por objetivo o pagamento de tributo ou penalidade pecuniária e extingue-se juntamente com o crédito dela decorrente.

Já a obrigação acessória decorre da legislação tributária (decretos, regulamentos, portarias, resoluções etc.) e tem por objeto as prestações, positivas (fazer) ou negativas (não fazer), nela previstas no interesse da arrecadação ou da fiscalização dos tributos. Ou seja, são todas as imposições estabelecidas na legislação de um tributo que não o recolhimento do imposto, tais como: inscrição no Cadastro de Contribuintes, emissão de documento fiscal, escrituração de livros fiscais, entrega de declarações etc.

Nota-se que a obrigação acessória, pelo simples fato de sua inobservância, converter-se-á em obrigação principal, relativamente à penalidade pecuniária.

No Estado de São Paulo, as obrigações acessórias estão previstas no Regulamento do ICMS (RICMS/2000-SP), aprovado pelo Decreto nº 45.490/2000, e nas normas que o complementam. No presente Roteiro de Procedimentos veremos uma das principais obrigações acessórias previstas na legislação do ICMS, qual seja, a emissão de Nota Fiscal de Entrada por contribuinte do imposto. Focalizaremos, principalmente, em quais momentos esse documento deverá ser emitido.

Base Legal: Art. 113, caput e §§ 2º e 3º do Código Tributário Nacional - CTN/1966 e; RICMS/2000-SP (Checado pela VRi Consulting em 17/09/23).

2) Obrigatoriedade de emissão de Nota Fiscal:

O contribuinte, excetuado o produtor, emitirá Nota Fiscal:

1. antes de iniciada a saída da mercadoria;
2. no momento do fornecimento de alimentação, bebida ou outra mercadoria, em qualquer estabelecimento;
3. antes da tradição real ou simbólica da mercadoria:
1. em caso de transmissão de propriedade de mercadoria ou de título que a represente, quando esta não transitar pelo estabelecimento do transmitente;
2. em caso de ulterior transmissão de propriedade de mercadoria que, tendo transitado pelo estabelecimento transmitente, deste tiver saído sem pagamento do imposto, em hipóteses tais como locação ou remessa para armazém geral ou depósito fechado, observado que essa Nota Fiscal deverá mencionar o número de ordem, a série e a data da emissão da Nota Fiscal relativa à efetiva saída da mercadoria;
4. relativamente à entrada de mercadoria ou bem ou à aquisição de serviços nas hipóteses e nos momentos definidos no artigo 136 do RICMS/2000-SP (Ver capítulo 4 abaixo).
5. nas hipóteses expressamente previstas na legislação do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).
6. nos casos em que mercadoria entrada no estabelecimento para industrialização ou comercialização vier:
1. a perecer, deteriorar-se ou for objeto de roubo, furto ou extravio;
2. a ser utilizada em fim alheio à atividade do estabelecimento;
3. a ser utilizada ou consumida no próprio estabelecimento.
7. nas operações com valores superiores a R$ 10.000,00 (dez mil reais), hipótese em que é vedada a emissão de cupom fiscal.

Base Legal: Arts. 125, caput e 135, § 7º do RICMS/2000-SP (Checado pela VRi Consulting em 17/09/23).

2.1) Demais hipóteses de emissão de Nota Fiscal:

Além das hipóteses mencionadas no capítulo 2 acima, a Nota Fiscal também deverá ser emitida nos seguintes casos especiais:

1. no reajustamento de preço em razão de contrato escrito ou de qualquer outra circunstância que implique aumento no valor original da operação ou prestação;
2. na exportação, se o valor resultante do contrato de câmbio acarretar acréscimo ao valor da operação constante na Nota Fiscal;
3. na regularização em virtude de diferença no preço, em operação ou prestação, ou na quantidade de mercadoria, quando efetuada no período de apuração do imposto em que tiver sido emitido o documento fiscal original;
4. para lançamento do imposto, não efetuado em época própria, em virtude de erro de cálculo ou de classificação fiscal, ou outro, quando a regularização ocorrer no período de apuração do imposto em que tiver sido emitido o documento fiscal original;
5. na data do encerramento das atividades do estabelecimento, relativamente à mercadoria existente como estoque final;
6. em caso de diferença apurada no estoque de selos especiais de controle fornecidos ao usuário pelas repartições do fisco federal ou estadual para aplicação em seus produtos, desde que a emissão seja efetuada antes de qualquer procedimento do fisco.

Base Legal: Art. 182, caput do RICMS/2000-SP (Checado pela VRi Consulting em 17/09/23).

3) Vedação de emissão de Nota Fiscal:

É vedada a emissão de documento fiscal que não corresponda a uma efetiva saída ou entrada de mercadoria ou a uma efetiva prestação de serviço, exceto nas hipóteses expressamente previstas na legislação do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) ou do ICMS.

Base Legal: Art. 204 do RICMS/2000-SP (Checado pela VRi Consulting em 17/09/23).

4) Emissão de Nota Fiscal na entrada de mercadorias:

O contribuinte do ICMS, excetuado o produtor, emitirá Nota Fiscal:

1. no momento em que entrar no estabelecimento, real ou simbolicamente, mercadoria ou bem:
1. novo ou usado, remetido a qualquer título por produtor ou por pessoa natural ou jurídica não obrigada à emissão de documentos fiscais;
2. em retorno, quando remetido por profissional autônomo ou avulso ao qual tiver sido enviado para industrialização;
3. em retorno de exposição ou feira, para a qual tiver sido remetido exclusivamente para fins de exposição ao público;
4. em retorno de remessa feita para venda fora do estabelecimento;
5. em retorno, em razão de não ter sido entregue ao destinatário;
6. importado diretamente do Exterior, observado o disposto no artigo 137 do RICMS/2000-SP (Ver subcapítulo 4.4 abaixo);
7. arrematado ou adquirido em leilão ou concorrência, promovidos pelo Poder Público;
2. em outras hipóteses previstas na legislação.

Base Legal: Art. 136, caput do RICMS/2000-SP (Checado pela VRi Consulting em 17/09/23).

4.1) Demais hipóteses de emissão de Nota Fiscal:

A Nota Fiscal de entrada servirá para acompanhar o trânsito da mercadoria até o local do estabelecimento emitente nas seguintes hipóteses:

1. quando o estabelecimento destinatário assumir o encargo de retirar ou de transportar mercadorias remetidas por produtor ou por pessoa natural ou jurídica não obrigada à emissão de documentos fiscais (1);
2. nos casos de retorno de mercadoria:
1. quando remetido por profissional autônomo ou avulso ao qual tiver sido enviado para industrialização;
2. de exposição ou feira, para a qual tiver sido remetido exclusivamente para fins de exposição ao público;
3. no caso de mercadoria importada diretamente do Exterior ou de mercadoria arrematada ou adquirida em leilão ou concorrência, promovidos pelo Poder Público.

O campo "Hora da Saída" e o canhoto de recebimento somente serão preenchidos quando a Nota Fiscal acobertar o transporte de mercadoria.

Base Legal: Art. 136, §§ 1º, 2º e 6º do RICMS/2000-SP (Checado pela VRi Consulting em 17/09/23).

4.2) Preenchimento do campo "Informações Complementares":

A Nota Fiscal conterá, no campo "Informações Complementares":

1. nas hipóteses das letras "a.ii", "a.iii" e "a.v" do capítulo 4, os dados identificativos do documento fiscal correspondente à respectiva remessa;
2. na hipótese da letra "a.iv" do capítulo 4, as seguintes indicações:
1. o valor das operações realizadas fora do estabelecimento;
2. o valor das operações realizadas fora do estabelecimento, em outro Estado;
3. os números e a série, quando adotada, das Notas Fiscais emitidas por ocasião da entrega da mercadoria.
3. na hipótese da letra "a.vi" do capítulo 4, a identificação da repartição onde se tiver processado o desembaraço, bem como o número e a data do documento de desembaraço.

Base Legal: Art. 136, § 3º do RICMS/2000-SP (Checado pela VRi Consulting em 17/09/23).

4.3) Arquivos dos documentos (não eletrônicos):

Para emissão de Nota Fiscal nas hipóteses mencionadas no capítulo 4 e subcapítulos, o contribuinte deverá:

1. no caso de emissão por processamento eletrônico de dados, arquivar as 2ªs vias dos documentos emitidos, separadamente das relativas às saídas;
2. nos demais casos, sem prejuízo do disposto na letra anterior, reservar bloco ou faixa de numeração sequencial de jogos soltos ou formulários contínuos, registrando o fato no Livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências (LRUDFTO).

Base Legal: Art. 136, § 5º do RICMS/2000-SP (Checado pela VRi Consulting em 17/09/23).

4.4) Nota Fiscal de importação:

Relativamente à mercadoria ou bem importado a que se refere à letra "a.vi" do capítulo 4 acima, observar-se-á, ainda, o seguinte:

1. quando a mercadoria for transportada de uma só vez, o transporte será acobertado pelo documento de desembaraço e pela Nota Fiscal;
2. tratando-se de remessa parcelada, a 1ª (primeira) parcela será transportada com a Nota Fiscal relativa à totalidade da mercadoria, na qual constará a expressão "Primeira Remessa", e com o documento de desembaraço; cada posterior remessa será acompanhada de Nota Fiscal, na qual, além dos demais requisitos, serão indicados:
1. o número de ordem e a data do documento de desembaraço;
2. a identificação da repartição onde se tiver processado o desembaraço;
3. o número de ordem, a série e a data da emissão da Nota Fiscal relativa à totalidade da mercadoria;
4. o valor total da mercadoria importada;
5. o valor do imposto, se devido, bem como a identificação da respectiva guia de recolhimentos especiais;
3. o transporte da mercadoria far-se-á acompanhar, também, da correspondente guia de recolhimentos especiais, quando for o caso, podendo esta, a partir da 2ª (segunda) remessa, ser substituída por cópia reprográfica autenticada;
4. conhecido o custo final da importação e sendo ele superior ao valor consignado no documento fiscal referido nas letras "a" ou "b", será emitida Nota Fiscal, no valor complementar, na qual constarão:
1. todos os demais elementos componentes do custo;
2. remissão ao documento fiscal emitido por ocasião da entrada da mercadoria;
5. a Nota Fiscal do valor complementar, emitida nos termos da letra anterior, além do lançamento normal no Livro Registro de Entradas (LRE), ou Sped-Fiscal, conforme o caso, terá seu número de ordem anotado na coluna "Observações", na linha correspondente ao lançamento do documento fiscal emitido por ocasião da entrada da mercadoria no estabelecimento.

Se a operação estiver desonerada do imposto em virtude de isenção ou não incidência, bem como no caso de diferimento, suspensão ou outro motivo previsto na legislação, o transporte da mercadoria deverá ser acompanhado, além da Nota Fiscal e do documento de desembaraço, quando exigidos, da Guia para Liberação de Mercadoria Estrangeira sem Comprovação do Recolhimento do ICMS, que obedecerá ao modelo contido no Anexo/Modelos e será emitida de acordo com disciplina estabelecida pela Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo (Sefaz/SP).

É permitido ao estabelecimento importador manter talão de Nota Fiscal em poder de preposto, hipótese em que fará constar essa circunstância na coluna "Observações" do LRUDFTO.

Base Legal: Art. 137 do RICMS/2000-SP (Checado pela VRi Consulting em 17/09/23).

4.5) Número de vias e respectiva destinação:

Nota Fiscal na entrada de mercadorias deverá ser emitida, no mínimo, em 3 (três) vias, que terão a seguinte destinação:

1. nas hipóteses das letra "a.i" e "a.ii" do capítulo 4:
1. a 1ª e a 3ª vias serão entregues ou enviadas ao remetente, até 15 (quinze) dias da data do recebimento da mercadoria;
2. a 2ª via ficará presa ao bloco, para exibição ao Fisco;
2. nas hipóteses das alíneas "a.iii", "a.iv", "a.v", "a.vi" e "a.vii" do capítulo 4:
1. a 1ª via ficará em poder do emitente, pelo prazo de 1 (um) ano;
2. a 2ª via ficará presa ao bloco, para exibição ao fisco;
3. a 3ª via ficará em poder do emitente, pelo prazo de 1 (um) ano, caso não tenha sido retida pelo fisco ao interceptar a mercadoria na sua movimentação.

Base Legal: Art. 138 do RICMS/2000-SP (Checado pela VRi Consulting em 17/09/23).

5) Devolução promovida por produtor ou por não contribuinte:

O contribuinte do ICMS (vendedor) que receber uma devolução efetuada por produtor ou por qualquer pessoa natural ou jurídica não contribuinte do ICMS ou não obrigada à emissão de documento fiscal, deverá:

1. emitir Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), modelo 55, que deverá conter, além das informações identificativas do documento fiscal original, a identificação da pessoa que promoveu a devolução, com a indicação do número do CPF ou do CNPJ, conforme o caso (3);
2. escriturar a NF-e mencionada na letra "a" com direito a crédito do ICMS destacado no documento fiscal original no Sped-Fiscal. Além disso, a devolução deverá ser registrada no Livro Registro de Controle da Produção e do Estoque (LRCPE), Modelo 3, tratando-se de estabelecimentos industriais ou equiparados a indústrias.

Na devolução efetuada por pessoa natural ou jurídica não contribuinte ou não obrigada à emissão de documento fiscal, o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) relativo ao documento fiscal previsto na letra "a" acompanhará a mercadoria em seu retorno ao estabelecimento de origem, se for o caso.

Já na devolução efetuada por produtor, a Nota Fiscal de Produtor deverá acompanhar a mercadoria no transporte em retorno ao estabelecimento de origem, hipótese em que o estabelecimento de origem emitirá Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), modelo 55, relativa à entrada da mercadoria em seu estabelecimento para o registro da operação.

Base Legal: Art. 2º, caput, §§ 2º e 3º do Anexo IV da Portaria SRE nº 41/2023 (Checado pela VRi Consulting em 17/09/23).

6) Retorno de mercadoria não entregue ao destinatário:

O estabelecimento que receber em retorno mercadoria que não foi entregue ao destinatário, deverá emitir Nota Fiscal pela entrada da mercadoria em seu estabelecimento, que conterá, além dos demais requisitos exigidos pela legislação, no mínimo as seguintes informações:

1. Natureza da Operação: Retorno de mercadoria não entregue ao destinatário;
2. CFOP: X.201/X.202/X.410/X.411, etc., sendo X: 1 para operações internas e 2 para operações interestaduais;
3. Destinatário/Remetente: os dados da empresa que não recebeu a mercadoria;
4. Informações Complementares: mencionar os dados identificativos da Nota Fiscal original, ou seja, da Nota Fiscal correspondente à remessa;
5. o destaque do ICMS, se for o caso, para fins de apropriação do crédito fiscal do imposto.

Importante destacar que essa Nota Fiscal tem por objetivo anular todos os efeitos da operação anterior, inclusive os tributários, por esse motivo, a tributação deve ser a mesma utilizada na Nota Fiscal que foi recusada.

A Nota Fiscal de Entrada emitida em virtude da recusa da mercadoria pelo destinatário deverá ser escriturada no LRE (8) do estabelecimento emitente, consignando os respectivos valores nas colunas:

1. "ICMS - Valores Fiscais - Operações ou Prestações com Crédito do Imposto", quando a entrada gerar crédito do ICMS, hipótese em que a saída original tenha sido tributada; ou
2. "ICMS - Valores Fiscais - Operações ou Prestações sem Crédito do Imposto", quando a entrada não permitir o crédito do ICMS.

Tratando-se de contribuinte obrigado à entrega da Escrituração Fiscal Digital (EFD), comumente chamada de Sped-Fiscal, a Nota Fiscal deverá ser lançada nos Registros pertinentes dessa obrigação acessória. O lançamento deverá ser efetuado com crédito do ICMS, na hipótese de a saída original ter sido gravada por esse imposto Estadual.

Base Legal: Arts. 136, I, "e", § 3º, item 1, 214, § 3º, item 2 e 453, caput, I do RICMS/2000-SP e; Resposta à Consulta nº 4.690/2014 (Checado pela VRi Consulting em 17/09/23).

6.1) Transporte da mercadoria:

Considerando que não recebeu efetivamente a mercadoria, pois a recusou, o destinatário não fica obrigado a escriturar o documento fiscal em seu Livro Registro de Entradas (LRE) e nem a emitir uma Nota Fiscal de Devolução. Assim, a mercadoria deverá retornar ao estabelecimento originário acompanhado da mesma Nota Fiscal ou do respectivo Danfe emitido pelo remetente por ocasião da saída, devendo conter, no verso da 1ª (primeira) via, a indicação do motivo de não ter sido entregue a mercadoria ao destinatário.

O próprio destinatário ou o transportador são as pessoas habilitadas a efetuar a indicação dos motivos da não entrega da mercadoria na respectiva Nota Fiscal ou Danfe.

Base Legal: Art. 453, § único do RICMS/2000-SP (Checado pela VRi Consulting em 17/09/23).

7) Retorno de exposição:

O retorno de mercadoria anteriormente remetido para exposição deverá ser acobertado pela emissão de Nota Fiscal, Modelos 1, 1A ou 55 (NF-e), identificada como de "Entrada", pois será emitida pelo próprio remetente, que deverá levá-la ao local do evento para que a mercadoria possa circular normalmente em seu retorno. No campo "Informações Complementares" do quadro "Dados Adicionais" do documento fiscal deverá conter o número, a série (se adotada) e a data de emissão da Nota Fiscal de remessa, e a circunstância de que se trata de retorno de mercadoria remetida para exposição em feira.

Registra-se, ainda, que essa Nota Fiscal deverá ser emitida tendo como destinatário a própria empresa emitente, com a natureza da operação "Retorno de mercadoria enviada para exposição em feira" e CFOP 1.914 ou 2.914, conforme a operação seja interna ou interestadual respectivamente.

Base Legal: Arts. 136, caput, I, "c", § 1º, 2 e 214 do RICMS/2000-SP (Checado pela VRi Consulting em 17/09/23).

8) Aquisição de produtor rural:

Quando do recebimento de mercadoria de produtor rural, caberá ao adquirente (contribuinte do ICMS) a obrigação de emitir Nota Fiscal de entrada, nos termos do artigo 136, caput, I do RICMS/2000-SP.

A mencionada Nota Fiscal deve ser emitida pelo adquirente ainda que o produtor seja emitente de NF-e, conforme esclarecimento da Consultoria Tributária da Sefaz/SP, através da Resposta à Consulta nº 5.196/2015.

Base Legal: Art. 136, caput, I do RICMS/2000-SP e; Resposta à Consulta nº 5.196/2015 (Checado pela VRi Consulting em 17/09/23).

9) Recebimento de mercadoria de não contribuinte do ICMS:

Quando a mercadoria é remetida por pessoa física ou jurídica não contribuinte do ICMS, caberá ao adquirente (contribuinte do ICMS) a obrigação de emitir Nota Fiscal de entrada.

Base Legal: Art. 136, caput, I, a" do RICMS/2000-SP (Checado pela VRi Consulting em 17/09/23).

10) Nota Fiscal Avulsa:

Primeiramente, esclarecemos que a legislação do ICMS, no Estado de São Paulo, não prevê a emissão de Nota Fiscal Avulsa. Diante dessa lacuna normativa, podemos concluir que esse documento fiscal não poderá ser escriturado no Livro Registro de Entradas (LRE) do contribuinte paulista.

Lembramos que a Nota Fiscal Avulsa, quando prevista na legislação interna dos Estados ou do Distrito Federal, tem por objetivo, salvo disposição em contrário, acobertar a circulação de mercadorias promovidas por não contribuinte do ICMS.

Assim sendo, quando o contribuinte paulista receber mercadorias em operação interestadual acobertadas por Nota Fiscal Avulsa deverá emitir Nota Fiscal de Entrada (NFE) e escriturá-la nas colunas próprias do LRE.

Base Legal: Art. 136, caput, I, a" do RICMS/2000-SP (Checado pela VRi Consulting em 17/09/23).