1) Introdução:

A sociedade limitada é administrada por uma ou mais pessoas, sócias ou não sócias, designadas no próprio Contrato Social da empresa ou em ato separado. Na hipótese de designação de administrador(s) não sócio efetuado em ato separado, deverá ser elaborado Termo de Nomeação para posterior arquivamento no registro competente (Cartório do Registro Civil das Pessoas Jurídicas ou Junta Comercial).

Nesta hipótese, antes da averbação do Termo de Nomeação, a designação deverá ser submetida à votação em assembleia ou reunião de sócios e, caso aprovado, o administrador investir-se-á no cargo mediante Termo de Posse lavrado no livro de atas da administração assinado por todos os sócios. Caso o Termo não seja assinado nos 30 (trinta) dias seguintes à designação, ele se tornará sem efeito.

Devido à importância do tema para as sociedades limitadas, que são a maioria no Brasil atualmente, diga-se de passagem, iremos abordar no presente Roteiro de Procedimentos as normas que dispõem sobre o Termo de Posse, Termo de Nomeação e sua respectiva averbação. Para tanto, utilizaremos como fonte principal de estudo o Código Civil (CC/2002), aprovado pela Lei nº 10.406/2002, bem como o Anexo VI da Instrução Normativa Drei nº 81/2020 que instituiu o Manual de Registro de Sociedade Limitada.

Base Legal: Arts. 1.060 e 1.061 do Código Civil/2002 (Checado pela VRi Consulting em 17/02/24).

2) Conceitos:

2.1) Administrador:

Grosso modo, administrar significa dirigir ou organizar, ou seja, efetuar a gestão da empresa. Deste modo, podemos concluir que administrador é a pessoa que exerce essas atividades em ambiente empresarial.

O revogado Código Comercial/1919, que disciplinava as sociedades limitadas, utilizava-se da denominação "gerente". Com a revogação deste diploma legal pelo Código Civil/2002, a pessoa com responsabilidade de dirigir essas sociedades passou a ser denominado de "administrador" ou "diretor". De acordo com o artigo 1.172 do Código Civil/2002, gerente é o preposto permanente no exercício da empresa, na sede desta, ou em sucursal, filial ou agência, ou seja, o representante da empresa (funcionário).

Já administrador, é a pessoa que decide pela sociedade, ou seja, pratica os atos de gestão das operações da sociedade. Até por isso que o Código Civil/2002 estabelece que o nome empresarial (firma ou denominação) é de uso exclusivo do administrador que possua os necessários poderes, sendo ele responsável pelo levantamento do Balanço Patrimonial (BP) e do Balanço de Resultado Econômico (Demonstração de Resultado do Exercício - DRE).

Base Legal: Código Comercial/1919 e; Arts. 1.064, 1.065 e 1.172 do Código Civil/2002 (Checado pela VRi Consulting em 17/02/24).

2.1.1) Deveres do administrador:

No que diz respeito aos deveres do administrador da sociedade limitada, são os mesmos da sociedade simples, ou seja, deve agir com cuidado e a diligência que todo homem ativo e probo costuma empregar na administração de seus próprios negócios.

Base Legal: Art. 1.011 do Código Civil/2002 (Checado pela VRi Consulting em 17/02/24).

2.2) Administração:

A "administração" nada mais é que um órgão da sociedade, por meio do qual ela (sociedade) assume suas obrigações e exerce seus direitos perante terceiros. É o órgão que decide pela sociedade, compreendendo a gestão das operações da atividade da sociedade.

Base Legal: Equipe VRi Consulting (Checado pela VRi Consulting em 17/02/24).

3) Administração da sociedade:

Estabelece nosso Código Civil/2002 que as sociedades limitadas são administradas por uma ou mais pessoas (naturais) designadas no próprio Contrato Social da empresa ou em ato separado. Lembrando que, se a administração for atribuída no Contrato Social a todos os sócios, o cargo não se estenderá de pleno direito aos que posteriormente adquiram essa qualidade.

Normalmente as sociedades limitadas são administradas pelos próprios sócios (sócio-administrador), mas nada impede que os sócios nomeiem para o cargo terceiro(s), desde que aprovados em assembleia ou reunião de sócios. Portanto, há 2 (dois) tipos possíveis de administradores na sociedade limitada, quais sejam:

1. pessoa natural sócia e;
2. pessoa natural não sócia.

Base Legal: Art. 1.060 do Código Civil/2002 e; Subitem 4.5 da Seção I do Capítulo II do Anexo IV da Instrução Normativa Drei nº 81/2020 (Checado pela VRi Consulting em 17/02/24).

3.1) Prazo:

Não há obrigatoriedade de previsão de prazo do mandato de administrador nomeado no contrato, que, não estando previsto, entender-se-á ser de prazo indeterminado.

Base Legal: Subitem 4.5 da Seção I do Capítulo II do Anexo IV da Instrução Normativa Drei nº 81/2020 (Checado pela VRi Consulting em 17/02/24).

4) Nomeação de administradores não sócios:

Na hipótese de o Contrato Social permitir administradores não sócios, a designação deste para ser levado a efeito, dependerá de aprovação:

1. de, no mínimo, 2/3 (dois terços) dos sócios, enquanto o capital não estiver integralizado; e
2. da aprovação de titulares de quotas correspondentes a mais da metade do capital social, após a integralização.

A designação em regra é feita no próprio Contrato Social da empresa, mas o Código Civil/2002 autoriza esta nomeação em ato separado, desde que conste no Contrato Social cláusula permissiva. Nesta última hipótese, o administrador designado investir-se-á no cargo mediante Termo de Posse lavrado no livro de atas da administração. Não ocorrendo a assinatura do Termo no prazo de 30 (trinta) dias contados da designação, está se tornará sem efeito (1).

Nos 10 (dez) dias seguintes ao da investidura no cargo, o administrador deve requerer a averbação de sua nomeação no registro competente, mencionando o seu nome, nacionalidade, estado civil, residência, com exibição de documento de identidade, o ato e a data da nomeação e o prazo de gestão, conforme modelo presente neste Roteiro de Procedimentos.

Base Legal: Arts. 1.061 e 1.062 do Código Civil/2002 e; Subitem 4.5.2 da Seção I do Capítulo II do Anexo IV da Instrução Normativa Drei nº 81/2020 (Checado pela VRi Consulting em 17/02/24).

5) Impedimentos para exercício do cargo de administrador:

Não pode ser administrador de sociedade limitada a pessoa:

1. menor de 16 (dezesseis) anos e/ou relativamente incapaz;
2. pessoa Jurídica;
3. condenada a pena que vede, ainda que temporariamente, o acesso a cargos públicos; ou por crime falimentar, de prevaricação, peita ou suborno, concussão, peculato; ou contra a economia popular, contra o sistema financeiro nacional, contra as normas de defesa da concorrência, contra relações de consumo, a fé pública ou a propriedade, enquanto perdurarem os efeitos da condenação;
4. impedida por norma constitucional ou por lei especial, com destaque para:
1. brasileiro naturalizado há menos de dez anos, em empresa jornalística e de radiodifusão sonora e radiodifusão de sons e imagens;
2. imigrante:
1. em empresa jornalística de qualquer espécie, de radiodifusão sonora e de sons e imagens;
2. em pessoa jurídica que seja titular de direito real sobre imóvel rural na Faixa de Fronteira (150 Km de largura ao longo das fronteiras terrestres), salvo com assentimento prévio do órgão competente; e
3. português, ainda que no gozo dos direitos e obrigações previstos no Estatuto da Igualdade, comprovado mediante Portaria do Ministério da Justiça na hipótese de empresa jornalística e de radiodifusão sonora e de sons e imagens.
5. os cônsules, nos seus distritos, salvo os não remunerados;
6. os servidores públicos civis da ativa, federais, inclusive Ministros de Estado e ocupantes de cargos públicos comissionados em geral. Em relação aos servidores estaduais e municipais observar a legislação respectiva;
7. os servidores militares da ativa das Forças Armadas e das Polícias Militares;
8. o magistrado;
9. os membros do Ministério Público da União;
10. os membros do Ministério Público dos Estados, conforme a Constituição respectiva;
11. o falido, enquanto não for legalmente reabilitado; e
12. o leiloeiro.

Base Legal: Subitens 3.3 e 4.5 do Anexo IV da Seção I do Capítulo II do Anexo IV da Instrução Normativa Drei nº 81/2020 (Checado pela VRi Consulting em 17/02/24).

6) Destituição de administrador:

O exercício do cargo de administrador cessa pela destituição, em qualquer tempo, do titular, pelo término do prazo se, fixado no Contrato Social ou em ato separado, não houver recondução ou pela renúncia.

Tratando-se de sócio nomeado administrador no contrato, sua destituição somente se opera pela aprovação de titulares de quotas correspondentes a mais da metade do capital social, salvo disposição contratual diversa.

A cessação do exercício do cargo de administrador deve ser averbada no registro competente (Cartório do Registro Civil das Pessoas Jurídicas ou Junta Comercial), mediante requerimento apresentado nos 10 (dez) dias seguintes ao da ocorrência.

No caso de renúncia de administrador torna-se eficaz, em relação à sociedade, desde o momento em que esta toma conhecimento da comunicação escrita do renunciante; e, em relação a terceiros, após a averbação e publicação.

Base Legal: Art. 1.063 do Código Civil/2002 (Checado pela VRi Consulting em 17/02/24).

7) Modelos:

Para ajudar nossos leitores, ilustraremos nos subcapítulos seguintes modelos simplificados do Termo de Posse e do Requerimento de Averbação da nomeação.

Base Legal: Equipe VRi Consulting.

7.1) Termo de Posse:

A título de ilustração, demonstramos abaixo modelo simplificado de Termo de atas da sociedade limitada. Para tanto, utilizaremos dados meramente exemplificativos, no qual utilizamos os dados da empresa fictícia Vivax Indústria e Comércio de Eletrônicos Ltda.:

Base Legal: Equipe VRi Consulting (Checado pela VRi Consulting em 17/02/24).

7.2) Requerimento de Averbação da nomeação:

Dando continuidade ao nosso caso exemplificativo, demonstraremos agora um modelo de Requerimento de Averbação da nomeação de administrador a ser arquivado na Junta Comercial, conforme modelo sugerido pelo DNRC:

Base Legal: Equipe VRi Consulting (Checado pela VRi Consulting em 17/02/24).