1) Introdução:

A substituição tributária é um mecanismo de arrecadação de tributos utilizado tanto pelo governo federal como pelos governos estaduais. Ela é caracterizada pela atribuição da responsabilidade pelo pagamento do tributo a terceira pessoa que não seja a que tenha realizado o respectivo fato gerador.

Esse procedimento é notadamente utilizado na cobrança do ICMS (sendo conhecido como ICMS-ST), embora também esteja previsto na regulamentação do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). A incidência da substituição tributária é definida a depender do produto (Ver código NCM).

A substituição tributária é utilizada para facilitar a fiscalização dos tributos "plurifásicos", ou seja, os tributos que incidem várias vezes no decorrer da cadeia de circulação de uma determinada mercadoria, produto ou serviço. Pelo sistema da substituição tributária, o tributo "plurifásico" passa a ser recolhido de uma só vez, como se o tributo fosse monofásico.

Interessante observar que existem várias espécies de substituição tributária, a saber:

1. a substituição para frente;
2. a substituição para trás (ou diferimento, ou suspensão); e
3. a substituição propriamente dita.

Na primeira hipótese (substituição para frente), o tributo relativo a fatos geradores que deverão ocorrer posteriormente é arrecadado de maneira antecipada, sobre uma Base de Cálculo (BC) presumida. Na substituição para trás (ou diferimento, ou suspensão), o que ocorre é justamente o contrário, apesar de os fatos geradores ocorrerem no presente, quem pago o imposto é uma pessoa que está na última cadeia de circulação da mercadoria/produto (no futuro).

Já na substituição pura e simples, o contribuinte em determinada operação ou prestação é substituído por outro que participa do mesmo negócio jurídico. Este é o caso, por exemplo, do industrial que paga o tributo devido pelo prestador que lhe provém o serviço de transporte.

No que se refere ao IPI, o Regime de substituição tributária, é aplicável mediante a concessão de Regime Especial e tem como objetivo a racionalização e a simplificação das operações realizadas pela requerente. O requerimento de Regime Especial pode se dar nas operações anteriores, concomitantes ou posteriores às saídas que forem promovidas pela requerente, nas hipóteses e condições estabelecidas pela Receita Federal do Brasil (RFB), sem prejuízo das garantias dos interesses da Fazenda Pública.

Devido à importância do tema, examinaremos neste Roteiro de Procedimentos a forma de operacionalização do Regime de substituição tributária do IPI. Para tanto, utilizaremos como base o Regulamento do IPI (RIPI/2010), aprovado pelo Decreto nº 7.212/2010, além da Instrução Normativa RFB nº 1.081/2010.

Base Legal: Art. 26 do RIPI/2010; Instrução Normativa RFB nº 1.081/2010 e; Wikipedia (Checado pela VRi Consulting em 07/04/25).

2) Conceitos:

Considera-se:

1. contribuinte substituto, o estabelecimento industrial ou equiparado a industrial que recebe produtos saídos do estabelecimento substituído com suspensão do IPI, ou seja, é o responsável por substituição tributária do IPI; e
2. contribuinte substituído, o estabelecimento industrial ou equiparado a industrial que dá saída a produtos, com suspensão do IPI, para o contribuinte substituto. Na prática, o contribuinte substituído é aquele que deixa de recolher o IPI, em função da existência do contribuinte substituto responsável por substituição tributária.

Base Legal: Art. 2º da Instrução Normativa RFB nº 1.081/2010 (Checado pela VRi Consulting em 07/04/25).

2.1) Responsabilidade por substituição tributária:

É responsável como contribuinte substituto, o industrial ou equiparado a industrial, mediante requerimento, em relação às operações anteriores, concomitantes ou posteriores às saídas que promover, nas hipóteses e condições estabelecidas pela RFB.

Base Legal: Art. 26 do RIPI/2010 (Checado pela VRi Consulting em 07/04/25).

3) Competência:

A concessão, a alteração, o cancelamento e a cassação de Regime Especial de substituição tributária competem ao Superintendente Regional da RFB da jurisdição do contribuinte substituto.

Base Legal: Art. 3º da Instrução Normativa RFB nº 1.081/2010 (Checado pela VRi Consulting em 07/04/25).

4) Pedido:

O requerimento para a concessão do Regime Especial será apresentado pelo contribuinte responsável pela substituição tributária, qualificado como contribuinte substituto, preenchido em 2 (duas) vias e assinado pelo responsável da pessoa jurídica perante RFB, pelo titular de firma individual, pelo dirigente da sociedade, pelo sócio gerente ou por procurador legalmente habilitado. Deve ser feita a identificação da pessoa que estiver assinando o requerimento que, deverá conter:

1. a identificação completa dos estabelecimentos a serem abrangidos pelo Regime Especial;
2. a descrição das operações envolvendo os contribuintes substituto e substituído, com a discriminação dos produtos e respectivas alíquotas do IPI, e das operações contempladas com benefícios fiscais e regimes aduaneiros especiais, se for o caso;
3. os modelos do documentário fiscal a ser utilizado nas operações, se diferente do previsto na legislação;
4. o Termo de Compromisso de substituição tributária, firmado entre os contribuintes substituto e substituído, conforme modelo constante do Anexo Único da Instrução Normativa RFB nº 1.081/2010 (Ver subcapítulo 4.1 abaixo);
5. declaração firmada pelo contribuinte substituído, de que é solidariamente responsável pelo pagamento do imposto em relação ao qual estiver sendo substituído, no caso de inadimplência do contribuinte substituto. A declaração deverá ser assinada pelo responsável da PJ perante RFB;
6. Contrato Social ou Estatuto e Ata (conforme for o caso) do contribuinte Substituto e do contribuinte Substituído (cópia autenticada ou cópia simples acompanhada do original para autenticação pelo funcionário da RFB);
7. Certidão Conjunta de Débitos Relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União, válida, tanto do Contribuinte Substituto quanto do Contribuinte Substituído;
8. Certidão Negativa de Contribuições Previdenciárias, válida, tanto do contribuinte substituto quanto do contribuinte substituído;
9. se o Requerimento for assinado por procurador, a empresa deverá apresentar cópia, autenticada ou acompanhada do original, de procuração particular com firma reconhecida ou de procuração pública. Deverão ser apresentados documentos, ou cópia simples destes, que comprovem as assinaturas do outorgado e outorgante da procuração.

No pedido deverá constar, ainda, a informação de que o contribuinte substituto ou substituído já goza de uma dessas condições em outra etapa da cadeia produtiva, se for o caso, observando-se que será apresentado um pedido para cada contribuinte substituído.

O pedido será formalizado mediante processo protocolizado na unidade local da Secretaria da RFB com jurisdição sobre o domicílio fiscal do requerente, a qual o encaminhará à Superintendência Regional da Receita Federal do Brasil (SRRF), após verificar se o requerimento está corretamente instruído.

Quando o Regime envolver alteração na sistemática de emissão e escrituração de documentos e livros fiscais, o pedido deverá conter a aprovação da Secretaria da Fazenda do Estado que jurisdicione os estabelecimentos do contribuinte substituto e do contribuinte substituído. Ocorrendo essa hipótese, o pedido de alteração na sistemática de emissão e escrituração de documentos e livros fiscais deve preceder ao pedido do Regime Especial de substituição tributária.

Base Legal: Art. 4º e Anexo Único da Instrução Normativa RFB nº 1.081/2010 (Checado pela VRi Consulting em 07/04/25)

4.1) Modelo de Termo de Compromisso:

Apresentamos, a seguir, o modelo de Termo de Compromisso, constante do Anexo Único da Instrução Normativa RFB nº 1.081/2010:

Base Legal: Anexo Único da Instrução Normativa RFB nº 1.081/2010 (Checado pela VRi Consulting em 07/04/25).

4.2) Responsabilidade pelas informações:

As informações apresentadas pelo contribuinte substituto são de sua inteira responsabilidade, não ocorrendo, por ocasião do deferimento pela autoridade administrativa, a convalidação daquelas informações, principalmente quanto à classificação fiscal e à alíquota do IPI referentes aos produtos objeto do Regime Especial.

Base Legal: Art. 5º da Instrução Normativa RFB nº 1.081/2010 (Checado pela VRi Consulting em 07/04/25).

5) Concessão:

Na análise do pedido de concessão do Regime Especial, serão verificados:

1. a regularidade fiscal das pessoas jurídicas a que pertencem o contribuinte substituído e substituto, relativamente a impostos e contribuições administrados pela RFB;
2. se a concessão do Regime resultará racionalização e simplificação das operações realizadas pelo requerente, sem prejuízo das garantias dos interesses da Fazenda Pública;
3. se os produtos remetidos pelo contribuinte substituído ao contribuinte substituto serão aplicados por este na industrialização de produtos tributados pelo IPI, ainda que isentos, sujeitos à alíquota zero do imposto ou destinados à exportação;
4. se os produtos sairão do contribuinte substituto com débito do imposto, na hipótese de substituto equiparado a industrial;
5. o cumprimento das obrigações relativas à alteração na sistemática de escrituração e de emissão de documentos fiscais, quando for o caso, mencionadas nos §§ 4º e 5º do artigo 4º da Instrução Normativa RFB nº 1.081/2010; e
6. relativamente aos produtos intermediários a serem recebidos com suspensão do IPI pelo contribuinte substituto, se, sem o Regime, esse contribuinte poderia aproveitar o crédito do imposto referente àquelas aquisições, de conformidade com a legislação do IPI.

No caso de não atendimento aos requisitos descritos nas letras "a" a "f" acima, a autoridade competente para a análise do pedido poderá, antes do indeferimento, intimar o requerente a regularizar a situação no prazo de até 30 (trinta) dias, contados da data da ciência do interessado.

Transcorrido o prazo fixado sem que haja a regularização, proceder-se-á com o indeferimento do pedido.

Base Legal: Art. 6º da Instrução Normativa RFB nº 1.081/2010 (Checado pela VRi Consulting em 07/04/25).

6) Deferimento:

Uma vez deferido o pedido, será expedido Ato Declaratório Executivo (ADE) de concessão do Regime Especial de substituição tributária, publicado na Seção 1 do Diário Oficial da União (DOU), que deverá conter, no mínimo:

1. a fundamentação legal da concessão;
2. a indicação do número do processo;
3. a identificação dos contribuintes substituído e substituto que estejam abrangidos pelo Regime Especial;
4. o prazo da concessão;
5. as operações em relação às quais haverá substituição tributária com a indicação da utilização dos produtos abrangidos pelo Regime Especial; e
6. o documentário fiscal a ser utilizado nas operações, se diferente do previsto na legislação.

Deverá ser juntado ao respectivo processo, cópia reprográfica da página do DOU em que for publicado o ADE, além disso, aos contribuintes substitutos e substituído serão dada a ciência da concessão do Regime Especial.

Do indeferimento do pedido de Regime Especial de substituição tributária não cabe recurso ou manifestação de inconformidade. Os atos referentes aos despachos de indeferimento não serão publicados no DOU, devendo ser dada ciência ao interessado.

A autoridade competente para deferir o pedido poderá permitir que o contribuinte seja, na mesma cadeia produtiva, substituído e substituto.

Base Legal: Arts. 7º, 8º e 14 da Instrução Normativa RFB nº 1.081/2010 (Checado pela VRi Consulting em 07/04/25).

7) Alteração, Cancelamento e Cassação:

7.1) Alteração e Cancelamento:

O Regime Especial poderá ser alterado, de ofício ou a pedido, ou ser cancelado a pedido.

A alteração e o cancelamento do Regime Especial:

1. poderão ser pleiteados pelo contribuinte substituto ou pelo contribuinte substituído, e seguirão os trâmites do pedido original;
2. deverão constar do mesmo processo em que foi analisado o requerimento inicial;
3. serão efetuados por meio de ADE publicado no DOU; e
4. serão informados aos contribuintes substituto e substituído, mediante ciência dos interessados.

A solicitação de alteração deverá ser acompanhada de novo Termo de Compromisso.

A solicitação de cancelamento deverá ser previamente comunicada pelo requerente à outra parte do Termo de Compromisso.

Do indeferimento do pedido de alteração e da alteração de ofício não cabe recurso ou manifestação de inconformidade.

Base Legal: Art. 9º da Instrução Normativa RFB nº 1.081/2010 (Checado pela VRi Consulting em 07/04/25).

7.2) Cassação:

O procedimento de cassação de Regime Especial deve observar os requisitos previstos nos incisos II a IV do artigo 9º da Instrução Normativa RFB nº 1.081/2010, quais sejam:

1. deverá constar do mesmo processo em que foi analisado o requerimento inicial;
2. será efetuado por meio de ADE publicado no DOU; e
3. será informado aos contribuintes substituto e substituído, mediante ciência dos interessados.

A cassação do Regime Especial poderá ser aplicada na hipótese em que:

1. o contribuinte substituto não observar a correta destinação dos produtos recebidos com suspensão do IPI;
2. seja verificado que os produtos não saem do contribuinte substituto com débito do IPI, na hipótese de substituto equiparado a industrial;
3. ocorra a inadimplência do contribuinte substituto relativamente ao IPI incidente sobre os produtos abrangidos pelo Regime; e
4. o contribuinte substituído ou o contribuinte substituto deixar de atender à regularidade fiscal de que trata o inciso I, do artigo 6º da Instrução Normativa RFB nº 1.081/2010, após a concessão do Regime, caso em que serão intimados para que regularizem a situação, e em caso de não atendimento à intimação ou à não regularização no prazo eventualmente fixado. A apresentação de razões consideradas inconsistentes implicará a cassação do Regime Especial (3).

O servidor da RFB que verificar a ocorrência das circunstâncias relacionadas a cassação do Regime Especial deverá comunicar o fato à unidade de jurisdição do contribuinte substituto ou do contribuinte substituído. A unidade da RFB que receber a comunicação, por sua vez, deverá encaminhá-la à SRRF, que intimará os contribuintes substituto e substituído a prestarem esclarecimentos quanto aos fatos objeto da mencionada comunicação.

Por fim, registramos que a cassação do Regime Especial:

1. aplica-se a partir da data:
1. da ocorrência dos fatos descritos nos incisos I a III do caput do art. 10; ou
2. da publicação do ADE de cassação, no caso do inciso IV do art. 10;
2. implica o pagamento do IPI suspenso e dos acréscimos legais relativamente aos fatos geradores ocorridos a partir da ocorrência dos fatos descritos nas letras "a" a "c" anteriores:
1. pelo contribuinte substituto na hipótese das letras "a" e "b"; e
2. solidariamente, pelos contribuintes substituto e substituído, na hipótese da letra "c".

Da cassação do Regime não cabe recurso ou manifestação de inconformidade.

O contribuinte cujo Regime for cassado somente poderá solicitar novo Regime depois de decorridos 2 (dois) anos, contados da data de publicação do ADE de cassação.

Base Legal: Arts. 10 a 12 da Instrução Normativa RFB nº 1.081/2010 (Checado pela VRi Consulting em 07/04/25).

8) Documentos Fiscais:

A Nota Fiscal de Saída do contribuinte substituído sairá com a suspensão do IPI e deverá constar nela a expressão: "Saída com suspensão do IPI - ADE nº _____, de __/__/____, DOU de __/__/____".

Lembramos que é vedado o destaque do valor do imposto suspenso, devendo seu valor ser indicado na Nota Fiscal, no campo "Informações Complementares" do quadro "Dados Adicionais", e não poderá ser utilizado como crédito fiscal do adquirente.

Base Legal: Art. 13 da Instrução Normativa RFB nº 1.081/2010 (Checado pela VRi Consulting em 07/04/25).

8.1) Modelo de Nota Fiscal:

Abaixo reproduzimos modelo de Nota Fiscal amparada pelo Regime Especial de substituição tributária do IPI:

Base Legal: Equipe VRi Consulting (Checado pela VRi Consulting em 07/04/25).

9) Furto, roubo, inutilização ou deterioração:

Caso os produtos sujeitos ao Regime Especial sejam furtados ou roubados, inutilizados ou deteriorados ou, ainda, objeto de qualquer caso fortuito que impossibilite seu uso no processo produtivo do contribuinte substituto, este ficará responsável pelo pagamento do IPI suspenso.

Base Legal: Art. 15 da Instrução Normativa RFB nº 1.081/2010 (Checado pela VRi Consulting em 07/04/25).

10) Arquivamento:

O processo de concessão do Regime Especial de substituição tributária será arquivado por tempo indeterminado enquanto válida a concessão.

Base Legal: Art. 16 da Instrução Normativa RFB nº 1.081/2010 (Checado pela VRi Consulting em 07/04/25).

11) Importação:

O Regime Especial de substituição tributária não se aplica ao IPI devido no desembaraço aduaneiro de produtos de procedência estrangeira.

Base Legal: Art. 17 da Instrução Normativa RFB nº 1.081/2010 (Checado pela VRi Consulting em 07/04/25).