Contratação de empregados: Retenção de documentos

1) Pergunta:

Qual é o prazo máximo de retenção de documentos que o empregador deverá observar quando da contratação de empregado?

2) Resposta:

De acordo com a legislação atualmente em vigor, nenhuma pessoa, física (1) ou jurídica, de direito público ou privado, poderá reter qualquer documento de identificação pessoal, ainda que apresentado por fotocópia autenticada ou pública-forma, inclusive:

1. comprovante de quitação com o serviço militar;
2. título de eleitor;
3. CTPS;
4. certidão de registro de nascimento;
5. certidão de casamento
6. comprovante de naturalização;
7. carteira de identidade de estrangeiro;
8. carteira nacional de habilitação.

Observa-se que não existe qualquer vedação quanto à retenção de fotocópia não autenticada. Contudo, orientamos que quando da rescisão do contrato de trabalho, os mesmos sejam devolvidos ao empregado, para que se evite a utilização indevida.

Enfatizamos que a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) será obrigatoriamente apresentada, contra recibo, pelo trabalhador ao empregador que o admitir, o qual terá o prazo de 48 (quarenta e oito) horas para nela anotar, especificamente, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, devendo devolvê-la ao empregado, também contra recibo.

Quando, para a realização de determinado ato, for exigida a apresentação de documento de identificação, a pessoa que fizer a exigência fará extrair, no prazo de até 5 (cinco) dias, os dados que interessarem devolvendo em seguida o documento ao seu exibidor. Além deste prazo, somente por ordem judicial poderá ser retirado qualquer documento de identificação pessoal.

Quando o documento de identidade for indispensável para a entrada de pessoa em órgãos públicos ou particulares, serão seus dados anotados no ato e devolvido o documento imediatamente ao interessado.

Por fim, registramos que constitui contravenção penal, punível com pena de prisão simples de 1 (um) a 3 (três) meses ou multa, a retenção de qualquer documento a que nos referimos nesta "Pergunta & Resposta". Além disso, quando a infração for praticada por preposto ou agente de pessoa jurídica, considerar-se-á responsável quem houver ordenado o ato que ensejou a retenção, a menos que haja , pelo executante, desobediência ou inobservância de ordens ou instruções expressas, quando, então, será este o infrator.