Resposta à Consulta nº 28.500, de 07/11/2023

RESPOSTA À CONSULTA TRIBUTÁRIA 28500/2023, de 07 de novembro de 2023.

Publicada no Diário Eletrônico em 08/11/2023

Relato

1. A Consulente, cuja atividade econômica principal declarada no Cadastro de Contribuintes do ICMS do Estado de São Paulo (CADESP) é "comércio atacadista de materiais de construção em geral" (CNAE 46.79-6/99), ingressa com sucinta consulta de modo a buscar esclarecimentos acerca da obrigatoriedade da guarda e manutenção do canhoto físico da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

2. Em razão da crescente utilização de documentos fiscais eletrônicos, apresenta as seguintes dúvidas quanto à necessidade de guarda do canhoto físico das NF-e:

2.1. De acordo com a legislação tributária vigente, é obrigatório manter o canhoto físico da NF-e, ou a cópia digitalizada da NF-e é suficiente para fins de comprovação fiscal da operação?

2.2. Caso a guarda do canhoto físico da NF-e seja obrigatória, qual o prazo de tal manutenção e arquivamento? Existe diferença nesse prazo de guarda em razão da atividade ou tamanho das empresas?

2.3. Caso sejam digitalizados os canhotos dessas NF-e, cuja guarda seja feita por meio eletrônico, como garantir a validade e autenticidade de tais documentos fiscais para a fiscalização tributária?

Interpretação

3. De partida, cumpre registrar que a presente resposta partirá do pressuposto de que o questionamento apontado pela Consulente no relato se refere ao canhoto existente no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), destinado a documentar o momento da entrega da mercadoria ao seu destinatário.

4. Nesse sentido, observe-se que há no leiaute obrigatório para o DANFE (Manual de Orientação do Contribuinte, que pode ser acessado por meio do link http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/principal.aspx, na aba "Documentos", e posteriormente, aba "Manuais"), um campo destinado à confirmação de entrega da mercadoria ("canhoto"), que, após o recebimento pelo destinatário, pode ser destacado e devolvido ao remetente, como maneira de confirmar a efetiva entrega, independentemente das condições em que a operação comercial tenha sido contratada.

5. Ressalte-se que, nos termos do artigo 124, inciso XXIII, do RICMS/2000, o DANFE é um documento fiscal que pode ser impresso, reimpresso ou copiado a qualquer momento para atender às obrigações tributárias dos contribuintes envolvidos.

6. No entanto, há situações em que esse documento serve de suporte para indicação de ocorrências, extrapolando, assim, a finalidade para a qual esse foi concebido (representação da NF-e), conforme se verifica pelo disposto no artigo 33-A da Portaria CAT 162/2008:

"Artigo 33-A. Relativamente à mercadoria que retornar por não ter sido entregue ao destinatário, o emitente da NF-e deverá guardar, pelo prazo previsto no artigo 202 do Regulamento do ICMS, o DANFE que serviu para acompanhar a mercadoria cujo verso deverá conter indicação do motivo da não entrega."

7. Assim, pode ser inferido que toda vez que o DANFE receber alguma anotação, constituindo base para fundamentar um evento que produza efeitos fiscais ou ainda do qual resulte algum lançamento contábil com implicações fiscais pretéritas ou futuras, a guarda e a conservação do respectivo DANFE deverá obedecer ao critério do artigo 202 do RICMS/2000.

8. Enquadra-se em tal situação a utilização do canhoto impresso contido no DANFE para documentar a entrega da mercadoria ao seu real destinatário, oportunidade em que este deverá assiná-lo, destacá-lo e entregá-lo ao remetente.

9. Do exposto, verifica-se que a assinatura e destaque do canhoto do DANFE não são obrigatórios, mas, se o canhoto for utilizado, estará submetido aos ditames da legislação tributária pertinente.

10. Registre-se também que o Ajuste SINIEF 07/05, que instituiu a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), foi modificado em julho de 2019 pelo Ajuste SINIEF 22/19 e, desde então, passou a prever, no inciso XX do § 1º de sua cláusula décima quinta-A, a existência do evento da NF-e denominado "Comprovante de Entrega da NF-e", que tem por objetivo permitir ao remetente registrar a entrega da mercadoria mediante a captura de informações relacionadas à confirmação da entrega da carga.

11. Além disso, o Ajuste SINIEF 38/2021, com efeitos a partir de 01/12/2021, incluiu o § 5º na cláusula décima quinta-A, estabelecendo que "a comprovação da entrega da mercadoria realizada pelo transportador, nos termos do inciso XVIII, ou pelo remetente, nos termos do inciso XX, substitui o canhoto em papel dos respectivos documentos auxiliares".

12. É importante destacar que a Cláusula décima quinta-B do Ajuste SINIEF 07/05, na redação dada pelo Ajuste SINIEF 22/19, dispõe sobre a obrigatoriedade do registro do "Comprovante de Entrega da NF-e", bem como do "Cancelamento do Comprovante de Entrega da NF-e", dentre outros registros. Confira-se:

"Cláusula décima quinta-B. Na ocorrência dos eventos abaixo indicados fica obrigado o seu registro pelas seguintes pessoas:

I - pelo emitente da NF-e:

(...)

d) Comprovante de Entrega da NF-e;

e) Cancelamento do Comprovante de Entrega da NF-e.

(...)".

13. Nesse ponto, vale ressaltar que a disponibilização do evento "Comprovante de Entrega da NF-e" ocorreu em meados de 2021, de acordo com a Nota Técnica 2021.001 do Projeto Nota Fiscal Eletrônica.

14. Desse modo, em relação ao período anterior à disponibilização do evento "Comprovante de Entrega da NF-e", para os canhotos impressos contidos no DANFE, utilizados para documentar a entrega da mercadoria, a Consulente pode se valer do disposto na Lei nº 13.874/2019 (Lei da Liberdade Econômica), que estabelece como direito de toda pessoa jurídica ou natural a possibilidade de arquivar documentos por meio de microfilme ou por meio digital.

14.1. Nesse contexto, tendo em vista que não há na legislação estadual procedimento específico para a digitalização desses documentos (canhotos), a Consulente poderá observar a disciplina prevista no artigo 3º, inciso X da Lei Federal nº 13.874/2019, regulamentado pelo Decreto nº 10.278/2020.

14.2. Vale acrescentar que, nos termos do artigo 11 do mesmo Decreto, os documentos digitalizados devem ser preservados, no mínimo, até o "transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem", o que significa dizer, no caso de documentos fiscais relacionados ao ICMS, que a guarda deve ser feita pelo prazo mínimo fixado no artigo 202 do RICMS/2000, como visto acima.

15. Em relação ao período posterior à disponibilização do evento "Comprovante de Entrega da NF-e", a comprovação de entrega da mercadoria realizada pelo remetente (Consulente), por meio do evento da NF-e "Comprovante de Entrega da NF-e", substitui o canhoto em papel, sendo obrigatório seu registro, conforme Cláusula décima quinta-A, XX e § 5º e Cláusula décima quinta-B, inciso I, alínea "d" do Ajuste SINIEF 07/2005.

15.1. Nesse ponto, ressaltamos que caso seja de interesse da Consulente manter o procedimento de comprovação da entrega das mercadorias por meio do canhoto impresso do DANFE ou qualquer outro sistema de controle interno, este deverá ser mantido em concomitância com o registro do evento da NF-e.

16. Com esses esclarecimentos, consideram-se dirimidas as dúvidas da Consulente.