O objetivo da recuperação da ECD do período imediatamente anterior é realizar a consistência aritmética de contas contábeis. Especificamente, é verificar se o saldo final das contas/centro de custos do período imediatamente anterior é igual ao saldo inicial das contas/centros de custos do período atual, caso não tenha ocorrido mudança de plano de contas (nesta situação, deve ser utilizado o registro I157).
A funcionalidade “Recuperar ECD Anterior” nem sempre está habilitada no menu da ECD atual (a ECD a partir da qual se recupera).
Para a funcionalidade estar habilitada na ECD atual as seguintes condições devem ser atendidas:
1. A ECD atual deve estar no leiaute 8 ou posterior,
2. A ECD atual deve ser um livro principal, isto é, o indicador da forma da escrituração contábil (campo 0010.IND_ESC) é igual a "G", "R" ou "B”. Isso implica que só se recupera a partir de um livro principal, nunca auxiliar.
A funcionalidade “Recuperar ECD Anterior” identifica e lista automaticamente as ECD existentes no banco de dados local do programa validador (PVA) que são passíveis de recuperação.
Entretanto, pode acontecer que nenhuma ECD seja listada por não haver ECD passível de recuperação na base local do PVA. Para uma ECD anterior ser listada para recuperação, as seguintes condições devem ser atendidas:
1. A ECD atual e a ECD anterior devem possuir CNPJ iguais.
2. A ECD atual e a ECD anterior devem possuir CNPJ de SCP iguais (campo 0000.COD_SCP), podendo ambos ser campos não preenchidos.
3. A ECD anterior deve estar assinada.
4. A ECD anterior e a atual devem corresponder ao mesmo tipo de livro, isto é, o indicador da forma da escrituração contábil (campo 0010.IND_ESC) da ECD anterior deve ser igual ao da ECD atual. Isso implica que só se recuperam livros principais, nunca auxiliares.
Exemplo: Se a ECD atual for livro "G" e a ECD anterior livro "R", a ECD anterior não será listada para recuperação. A informação da forma da escrituração contábil consta no campo 2 do registro I010. Verifique as instruções de preenchimento do registro I010 neste manual.
5. O arquivo da ECD anterior deve ser o IMEDIATAMENTE ANTERIOR, isto é, sua data final deve ser um dia anterior à data inicial da ECD atual.
Exemplos:
A. Se a ECD atual é de 01/01/2023 a 31/01/2023, a ECD anterior a ser recuperada é a que tem data final em 31/12/2022.
B. Se a ECD atual é de 01/08/2023 a 31/12/2023, a ECD anterior a ser recuperada é a que tem data final em 31/07/2023.
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RECUPERAÇÃO DE ECD A PARTIR DE UM ARQUIVO E ERROS QUE PODEM OCORRER
A funcionalidade “Recuperar ECD Anterior” normalmente recupera uma ECD existente na base local do programa validador (PVA). Essa é a opção preferível. No entanto, a ECD anterior pode ter sido excluída da base local, por exemplo, ou trata-se de uma nova instalação do PVA. Assim, há a possibilidade de recuperar via arquivo (botão “Localizar”). Para tal operação ser possível, o arquivo a ser recuperado da ECD anterior deve satisfazer as cinco condições listadas para a recuperação de uma ECD na base local (itens 1 a 5 anteriores). É importante lembrar que, em relação ao item 3, o arquivo da ECD deve estar assinado e não pode ter sido alterado. Por exemplo, utilizar um editor de textos para editar o arquivo da ECD anterior pode invalidar sua assinatura. Caso a assinatura não esteja válida, o PVA emite um erro e não efetua a recuperação.
Também deve-se ter em mente que, ao se recuperar o arquivo da ECD anterior, este é importado pelo PVA e gravado no banco de dados local do programa validador (PVA). Isso significa que, se houver uma ECD na base local com a mesma identificação do arquivo de recuperação (CNPJ, CNPJ da SCP, tipo do livro, período e natureza do livro, se auxiliar) ou o mesmo número do livro (campo I030. NUM_ORD), o PVA não grava em cima da ECD na base, emitindo um erro e não efetuando a recuperação.
Nesse caso, há duas possibilidades:
1. Pode-se efetuar a recuperação a partir da ECD existente na base local e não do arquivo caso este arquivo seja igual à ECD existente na base. Isso quer dizer que não é necessário recuperar a partir do arquivo da ECD se a ECD já está gravada na base local do PVA.
2. Mas pode ser que, por algum motivo, o arquivo da ECD a partir do qual se deseja recuperar seja diferente da ECD existente na base local, embora tenha a mesma identificação, ou simplesmente seu número de ordem do livro (campo I030. NUM_ORD) coincida com o número de ordem de qualquer outra escrituração existente na base local. Nessa situação, é esperado que esse arquivo da ECD esteja preservado em outro local de armazenamento e corresponda ao efetivamente transmitido ao SPED. Nesse caso, para realizar a recuperação deve-se excluir da base local a ECD que tenha a mesma identificação do arquivo a ser recuperado (mesmos CNPJ, CNPJ da SCP, tipo do livro, período e natureza do livro, se auxiliar) ou tenha o mesmo número de ordem do livro (campo I030. NUM_ORD). Antes de se efetuar a exclusão, é recomendado realizar uma cópia de segurança.
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CRÍTICA DE TRANSMISSÃO RELATIVA À ECD RECUPERADA
No momento da transmissão, verifica-se se a ECD anterior recuperada coincide com a ECD anterior existente na base do SPED. A verificação é realizada comparando-se o HASH da escrituração recuperada e o HASH da escrituração anterior existente na base do SPED. Se os HASH forem desiguais, um erro é emitido e não é possível efetuar a transmissão.
No entanto, essa verificação só é realizada se certas condições forem atendidas. Essas condições, que englobam basicamente às mesmas condições que permitiram a recuperação no programa validador (PVA), são:
1. A ECD atual sendo transmitida deve estar no leiaute 8 ou posterior,
2. A ECD atual sendo transmitida deve ser um livro principal, isto é, o indicador da forma da escrituração contábil (campo 0010.IND_ESC) é igual a "G", "R" ou "B”, e
3. Deve existir uma ECD anteriormente transmitida ao SPED ativa (não retificada ou cancelada) em que
a. O CNPJ seja igual ao CNPJ da ECD atual sendo transmitida,
b. O CNPJ de SCP (campo 0000.COD_SCP) seja igual ao CNPJ de SCP da ECD atual sendo transmitida (ou ambos sejam campos não preenchidos),
c. A data final seja um dia anterior à data inicial da ECD atual sendo transmitida, e
d. O indicador da forma da escrituração contábil (0010.IND_ESC) seja igual ao da ECD atual sendo transmitida.
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CRÍTICAS ALGÉBRICAS RELATIVAS À ECD RECUPERADA
Na recuperação, regras básicas algébricas e contábeis devem ser sempre cumpridas, como:
a. O Saldo Final da Conta/Centro de Custos no Período Imediatamente Anterior deve ser igual ao Saldo Inicial da Conta/Centro de Custos no Período Atual;
b. O Total de Saldos Iniciais Credores deve ser igual ao Total de Saldos Iniciais Devedores;
c. O Total de Saldos Finais Credores deve ser igual ao Total de Saldos Finais Devedores.
Se houve mudança de plano de contas e foram mantidos os códigos de algumas contas, elas devem ter a mesma natureza. Não é possível mudar natureza da conta de mesmo código de um período para outro.
Assim, se o código de conta é o mesmo no plano de contas velho e no plano de contas novo, não haverá um registro I157, pois a conta não foi alterada.
Em resumo, se o código da conta é o mesmo de um ano para outro:
a. O saldo final da conta no período imediatamente anterior deve ser igual ao saldo inicial no período atual;
b. A natureza da conta deve ser a mesma, pois a conta é a mesma (mesmo código). Mudar a descrição da conta é irrelevante, pois o controle é sempre pelo código da conta.
c. Não haverá registro I157 filho no caso de mudança de plano de contas, pois esta conta em particular não mudou o código.
Caso no momento da transmissão seja informado que a ECD recuperada não é a que consta como ativa na base de dados do Sped, o procedimento recomendado é efetuar o download da ECD ativa na base de dados do Sped, via ReceitanetBX, e utilizar este arquivo sem qualquer alteração para a recuperação como ECD anterior.
Base Legal: Manual de Orientação do Leiaute da ECD, divulgado pela RFB.
