O registro J930 identifica os signatários da escrituração e o registro J932 identifica os signatários do termo de verificação.
Regras para a assinatura do livro digital:
1. Toda ECD deve ser assinada, independentemente das outras assinaturas, por um contador/contabilista e por um responsável pela assinatura da ECD.
2. O contador/contabilista deve utilizar um e-CPF para a assinatura da ECD.
3. O responsável pela assinatura da ECD é indicado pelo próprio declarante, utilizando campo específico. Só pode haver a indicação de um responsável pela assinatura da ECD.
4. O responsável pela assinatura da ECD pode ser:
4.1. Um e-CNPJ que coincida com o CNPJ do declarante (CNPJ básico, oito primeiras posições). Esta é a situação recomendada. As opções abaixo só devem ser utilizadas se essa situação se mostrar problemática do ponto de vista operacional (por exemplo, o declarante não tem e-CNPJ e não consegue providenciar um em tempo hábil para a entrega da ECD).
4.2. Um e-CNPJ que não coincida com o CNPJ do declarante (CNPJ básico, oito primeiras posições). Nesse caso o CNPJ será validado nos sistemas da RFB e deverá corresponder ao procurador eletrônico do declarante perante a RFB.
4.3. Um e-CPF. Nesse caso o CPF será validado nos sistemas da RFB e deverá corresponder ao representante legal ou ao procurador eletrônico do declarante perante a RFB.
5. A assinatura do responsável pela assinatura da ECD nas condições anteriores (notadamente por representante legal ou procurador eletrônico perante a RFB) não exime a assinatura da ECD por todos aqueles obrigados à assinatura da contabilidade do declarante por força do Contrato Social, seus aditivos e demais atos pertinentes, sob pena de tornar a contabilidade formalmente inválida e mesmo inadequada para fins específicos, conforme as normas próprias e o critério de autoridades ou partes interessadas que demandam a contabilidade.
6. Outras informações sobre a assinatura da ECD por e-CNPJ:
6.1. A assinatura por e-CNPJ não é obrigatória, mas se realizada só pode ocorrer uma vez.
6.2. Há um novo código de assinante na Tabela de Qualificação do Assinante – que é o 001 – signatário da ECD com e-CNPJ ou e-PJ. Esse código é utilizado exclusivamente pela assinatura por e-CNPJ.
6.3. A assinatura por e-CNPJ pode ser aquela escolhida pelo declarante como o responsável pela assinatura da ECD, mas isso não é obrigatório.
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7. Informações gerais:
7.1. Todos os certificados assinantes de uma ECD podem ser A1 ou A3.
7.2. Além da assinatura do responsável pela assinatura da ECD (pessoas física ou jurídica) e do certificado e-CPF do contador/contabilista, pode haver qualquer número de assinaturas.
7.3. A assinatura do responsável pela assinatura da ECD pode ter qualquer código de qualificação do assinante, com exceção dos códigos dos profissionais contábeis 900, 910 e 920.
7.4. As ECD substitutas devem ter o Termo de Verificação para fins de Substituição da ECD assinado:
I - pelo próprio profissional da contabilidade que assina os livros contábeis substitutos; e
II - quando as demonstrações contábeis tenham sido auditadas por auditor independente, pelo próprio profissional da contabilidade que assina os livros contábeis substitutos e também pelo seu auditor independente.
7.5. A procuração eletrônica deve ser feita do e-CNPJ da empresa para o procurador e deve ter a opção “TODOS OS SERVIÇOS” selecionada.
Uma ECD ORIGINAL deve ter, pelo menos, duas assinaturas:
(1) uma do e-CPF correspondente ao profissional contábil (código de assinante 900); e
(2) outra que deve ser indicada como responsável pela assinatura da ECD, podendo ser um e-CNPJ (com código de assinante igual a 001, exclusivo de PJ) ou um e-CPF ligado a um outro código de assinante qualquer (com exceção dos códigos dos profissionais contábeis 900, 910 e 920).
Caso o sistema não esteja reconhecendo o certificado digital, siga o seguinte procedimento:
1. Delete os certificados expirados do computador, se houver e tente assinar novamente.
Caso não funcione:
2. Exporte a chave pública do certificado utilizando o Internet Explorer e envie para RFB via “Fale Conosco” do Sped Contábil.
3. Em caso de erro persistente, envie o print screen da tela de leitura dos certificados para análise via “Fale Conosco” do Sped Contábil (enquanto o PGE do Sped Contábil tenta ler o certificado).
4. Espere, pelo menos 10 minutos, se o PGE do Sped Contábil estiver demorando a ler um certificado.
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Exemplos:
1. Uma ECD foi assinada por um contador (código de assinante 900) e por um diretor (código de assinante 203). O diretor foi designado o responsável pela assinatura da ECD.
CORRETO. Deve haver pelo menos duas assinaturas em uma ECD - a do contador e a de um responsável pela assinatura da ECD. A assinatura do contador deve ser e-CPF. O certificado e-CPF do diretor indicado como responsável pela assinatura da ECD deve validar como representante legal ou procurador eletrônico do declarante perante a RFB.
2. Uma ECD foi assinada por um contador (código de assinante 900) e por um diretor (código de assinante 203). O contador foi designado o responsável pela assinatura da ECD.
INCORRETO. O contador não pode ser designado responsável pela assinatura da ECD. Nesse caso o contador pode assinar novamente utilizando um outro código, conforme o caso específico (como, por exemplo, procurador – 309) e ser considerado o responsável pela assinatura da ECD.
3. Uma ECD foi assinada apenas por um contador (código de assinante 900).
INCORRETO. Deve haver pelo menos duas assinaturas em uma ECD - a do contador e a de um responsável pela assinatura da ECD.
4. Uma ECD foi assinada por cinco contadores (código de assinante 900).
INCORRETO. Toda ECD deve ter indicado um responsável pela assinatura, e esse responsável não pode ser o contador (códigos de assinante 900, 910 ou 920, todos de mesma natureza - contador, contabilista ou auditor).
5. Uma ECD foi assinada por um contador (código de assinante 900) e pelo e-CNPJ do declarante.
CORRETO. Note que a assinatura do e-CNPJ deve ser aquela indicada como responsável pela assinatura da ECD, já que a assinatura do contador não pode ser. Essa é a situação recomendada para a assinatura da ECD: o e-CNPJ do declarante e um ou mais contadores.
6. Uma ECD foi assinada por um contador e por um e-CNPJ que não corresponde ao do declarante. A assinatura do e-CNPJ foi indicada como responsável pela assinatura da ECD.
CORRETO. Observe-se que o e-CNPJ deve corresponder ao procurador eletrônico do declarante perante a RFB.
7. Uma ECD foi assinada por 6 empresários - código de assinante 801. Um dos empresários foi indicado como responsável pela assinatura da ECD.
INCORRETO.A ECD tem que ser assinada por, pelo menos, um contador/contabilista.
8. Uma ECD foi assinada por 6 empresários - código de assinante 801 e por um contador - código 900. Um dos empresários foi indicado como responsável pela assinatura da ECD.
CORRETO. Observe-se que o certificado e-PF ou e-CPF do empresário indicado como responsável pela assinatura da ECD deve validar como representante legal ou procurador eletrônico do declarante perante a RFB.
9. Uma ECD foi assinada por um contador - código 900, um diretor - código 203, um administrador - código 205, um interventor - código 305 e três empresários - código 801. O interventor foi indicado como responsável pela assinatura da ECD.
CORRETO. Observe-se que o certificado e-CPF do interventor indicado como responsável pela assinatura da ECD deve validar como representante legal ou procurador eletrônico do declarante perante a RFB.
10. Uma ECD foi assinada por um contador - código 900, um diretor - código 203, um administrador - código 205, um interventor - código 305, três empresários - código 801 e o e-CNPJ do declarante. O administrador foi indicado como responsável pela assinatura da ECD, mas não é representante legal ou procurador eletrônico do declarante perante a RFB.
INCORRETO. O administrador deveria ser representante legal ou procurador eletrônico do declarante perante a RFB, já que foi indicado como responsável pela assinatura da ECD. Se o indicado fosse o e-CNPJ do declarante, a situação estaria correta.
11. Uma ECD substituta, em pessoa jurídica que não tenha sido auditada por auditor independente, contém apenas as assinaturas de um contabilista (código de assinante 900) e do e-CNPJ do declarante.
INCORRETO. O Termo de Verificação para Substituição de ECD em pessoa jurídica que não possui auditoria independente, deve ser assinado por um contador/contabilista (códigos 910 ou 920), o mesmo que assinou a ECD (código 900).
Base Legal: Manual de Orientação do Leiaute da ECD, divulgado pela RFB.
