Regra geral, a ECD será entregue em apenas um arquivo correspondente a todo o ano-calendário, podendo ser entregue em arquivos com períodos mensais, ou contendo vários meses (ex.: trimestral).
Os períodos de escrituração do livro principal e dos livros auxiliares devem coincidir. Portanto, se a escrituração possui um livro principal e um livro auxiliar e, em virtude do tamanho, o livro principal é fracionado em 12 livros mensais, o livro auxiliar também deverá ser dividido em 12 livros mensais, seguindo os períodos adotados no livro principal.
Existem outros limites:
- Todos os meses devem estar contidos no mesmo ano.
- Não deve conter fração de mês (exceto nos casos de início de atividade, cisão parcial ou total, fusão, incorporação ou extinção).
Para as situações especiais de cisão parcial ou incorporação (se incorporadora) serão geradas duas escriturações:
Escrituração 1: Do início do ano-calendário (ou data posterior, caso o contribuinte tenha iniciado suas atividades no próprio ano-calendário) até a data da situação especial. No caso de cisão, será informado o código “1” (Cisão) no campo indicador de situação especial do registro 0000. No caso de incorporação, será informado o código “3’ (Incorporação) no campo indicador de situação especial do registro 0000. O campo indicador de situação no início do período do registro 0000 será preenchido com o código “0” (Normal).
Escrituração 2: Da data da situação especial até o final do ano-calendário. Neste arquivo, não há situação especial a ser informada. O campo indicador de situação especial não será preenchido (deixar em branco). Por outro lado, o campo indicador de situação no início do período será preenchido com o código “2” (resultante de cisão/fusão ou remanescente de cisão, ou realizou incorporação).
Exemplo: Uma empresa iniciou atividades em 15/03/2023. Ocorreu um evento de cisão em 28/06/2023 e a empresa prosseguiu as atividades (cisão parcial).
Duas escriturações devem ser entregues.
Escrituração 1: De 15/03/2023 até 28/06/2023 (A data limite para a entrega será o último dia útil do mês de julho de 2023). O campo indicador de situação especial do registro 0000 será preenchido com o código “1” (Cisão) e o campo indicador de situação no início do período será preenchido com “1” (Abertura).
Escrituração 2: De 29/06/2023 a 31/12/2023 (A data limite para a entrega será o último dia útil do mês de junho de 2024). O campo indicador de situação especial do registro 0000 não será preenchido (deixar em branco) e o campo indicador de situação no início do período será preenchido com “2” (Resultante de cisão).
OBS.: A exceção, para esses casos (cisão parcial ou incorporação, quando é incorporadora), ocorre se a data da situação especial ocorrer no último dia do ano. Nesse caso, será gerada apenas uma escrituração, com data de 01/01 a 31/12 e situação especial informada em 31/12.
Exemplo: Uma empresa iniciou atividades em 15/03/2023. Ocorreu um evento de cisão em 31/12/2023 e a empresa prosseguiu as atividades (cisão parcial).
Uma escrituração deve ser entregue: de 15/03/2023 até 31/12/2023(A data limite para a entrega será o último dia útil do mês de janeiro de 2024). O campo indicador de situação especial do registro 0000 será preenchido com o código “1” (Cisão) e o campo indicador de situação no início do período será preenchido com “1” (Abertura).
Caso a situação especial ocasione a extinção da pessoa jurídica (incorporação, no caso de incorporada, ou cisão total ou fusão) só haverá escrituração do início do ano-calendário (ou data posterior, caso o contribuinte tenha iniciado suas atividades do próprio ano-calendário) até a data da situação especial.
Exemplo: Uma empresa iniciou atividades em 15/03/2023. Ocorreu um evento de fusão em 28/06/2023.
Uma escrituração deve ser entregue: de 15/03/2023 até 28/06/2023 (A data limite para a entrega será o último dia útil do mês de julho de 2023). O campo indicador de situação especial do registro 0000 será preenchido com o código “2” (Fusão) e o campo indicador de situação no início do período será preenchido com “1” (Abertura).
- Havendo mais de um mês, não pode haver descontinuidade na sequência de meses.
Exemplo: Uma escrituração de janeiro a maio, não pode deixar de informar o mês de fevereiro.
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Demais observações:
Apuração Trimestral do IRPJ: Respeitados os limites acima descritos, ainda que a apuração do IRPJ seja trimestral, o livro pode ser anual. A legislação do IRPJ obriga a elaboração e transcrição das demonstrações na data do fato gerador do tributo. Nada impede que, no mesmo livro, existam quatro conjuntos de demonstrações trimestrais e a anual.
Mudança de contador no meio do período: Respeitados os limites acima, o período da escrituração pode ser fracionado para que cada contabilista assine o período pelo qual é responsável técnico. Contudo, não deve ser utilizada nenhuma situação especial no registro 0000, pois mudança de contador não é situação especial prevista em normas.
Mudança de plano de contas da empresa no meio do período: Respeitados os limites acima, o período da escrituração pode ser fracionado para que cada plano de contas corresponda a um período. Nesse caso, no arquivo do segundo período, deverá ser preenchido o registro I157, com o relacionamento do(s) saldo(s) da(s) conta(s) do plano de contas novo com a(s) conta(s) do plano de contas antigo.
Data de encerramento do exercício fora do período da escrituração: A data de encerramento do exercício social é obrigatoriamente informada no termo de abertura (registro I030, campo DT_EX_SOCIAL). Se esta data estiver fora do período da ECD transmitida, as demonstrações contábeis do bloco J não serão obrigatórias.
Exemplo: ECD transmitida com período de escrituração 01/01/2023 a 31/10/2023 e a data de encerramento informada no registro I030 é 31/12/2023. Nesta situação, as demonstrações contábeis do bloco J não serão obrigatórias, pois não há encerramento do exercício no período da ECD transmitida.
Número do livro da ECD: O Sped não permite a transmissão de arquivo com número de livro já existente na base. A decisão sobre qual número utilizar em um livro é da pessoa jurídica e não precisa ser sequencial, como nos livros contábeis físicos. Isto porque nos arquivos digitais o controle é feito pelo Hashcode. Não há necessidade de alterar número de livros já transmitidos e autenticados por não serem sequenciais.
As ECD já transmitidas e seus respectivos números de ordem podem ser consultados através do seguinte link:
http://www.sped.fazenda.gov.br/appConsultaSituacaoContabil/ConsultaSituacao/CNPJAno
Alteração de CNPJ da matriz: Caso o CNPJ de uma filial tenha sido alterado para um CNPJ matriz durante o ano-calendário, é possível transmitir a ECD em um único arquivo, para todo o ano-calendário, com esse novo CNPJ matriz. Também é possível transmitir dois arquivos da ECD, um do início do período até a data da alteração com o CNPJ da matriz anterior e outro para o restante do período com o CNPJ da matriz atual.
Observação: Caso o CNPJ da matriz não exista no período anterior, ou seja, no período do CNPJ da matriz anterior, a ECD, necessariamente, terá que ser transmitida em dois arquivos: um do início do período até a data da alteração com o CNPJ da matriz anterior e outro para o restante do período com o CNPJ da matriz atual.
Base Legal: Manual de Orientação do Leiaute da ECD, divulgado pela RFB.
