Documentação contábil: Validade contábil das notas de débito

1) Pergunta:

A Nota de Débito é um documento hábil e idôneo para fins de lastreamento de despesas lançadas na contabilidade da empresa?

2) Resposta:

Cabe esclarecer que nossa legislação tributária, bem como nossa legislação contábil, não trás expressamente disposição a repeito da validade da Nota de Débito para lastrear lançamento de despesas na contabilidade da empresa.

Sobre o assunto vale mencionar o item 26 da ITG 2000, aprovado pela Resolução do CFC nº 1.330/2011, que bem defini documentação contábil:

26. Documentação contábil é aquela que comprova os fatos que originam lançamentos na escrituração da entidade e compreende todos os documentos, livros, papéis, registros e outras peças, de origem interna ou externa, que apoiam ou componham a escrituração.

Portanto, a documentação contábil é hábil quando revestida das características intrínsecas ou extrínsecas essenciais, definidas na legislação, na técnica-contábil ou aceitas pelos "usos e costumes".

Diante o exposto, para lastrear as referidas Notas de Débitos, é recomendável que a utilização de outros documentos, tais como: recibos, contratos, entre outros, pois são esses que irão detalhar todos os dados da operação, como:

1. nome ou razão social;
2. Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) das partes;
3. discriminação da operação;
4. data;
5. valores
6. forma de pagamento.

São esses últimos, que no entendimento de nossa equipe técnica, são os documentos hábeis para lastrear despesas lançadas na escrituração contábil da empresa.