Postado em: - Área: IRPJ e CSLL.

Despesa operacional: Documentação comprobatória

1) Pergunta:

Com relação às despesas, quais os documentos necessários à sua comprovação?

2) Resposta:

As despesas cujos pagamentos sejam efetuados a pessoa jurídica deverão ser comprovadas, no âmbito da legislação do imposto sobre a renda, por Nota ou Cupom Fiscal emitidos pelo equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF), observados os seguintes requisitos em relação à pessoa jurídica compradora:

a) identificação da pessoa mediante indicação do respectivo número de inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ);

b) descrição dos bens ou serviços objeto da operação, ainda que de forma resumida ou por códigos; e

c) a data e o valor da operação.

Qualquer outro meio de emissão de nota fiscal, inclusive o manual, somente poderá ser utilizado com autorização específica da unidade da Secretaria de Estado da Fazenda, com jurisdição sobre o domicílio fiscal da pessoa jurídica interessada.

Notas:

1) A Lei nº 9.430, de 1996, prevê, em seu artigo 82, além das demais hipóteses de inidoneidade de documentos previstas na legislação, que não produzirá efeitos tributários em favor de terceiros interessados o documento emitido por pessoa jurídica cuja inscrição no CNPJ tenha sido considerada ou declarada inapta.

2) Na hipótese do item anterior, a dedutibilidade será admitida quando o adquirente de bens, direitos e mercadorias ou o tomador de serviços comprovar a efetivação do pagamento do preço respectivo e o recebimento dos bens, direitos e mercadorias ou a utilização dos serviços.

3) As deduções ficam sujeitas à comprovação ou à justificação, a juízo da autoridade lançadora. As deduções glosadas por falta de comprovação ou de justificação não poderão ser restabelecidas depois que o ato se tornar irrecorrível na esfera administrativa. (RIR/2018, art. 66, caput, § 2º)

Base Legal: Questão 022 do Capítulo VIII do Perguntas e Respostas Pessoa Jurídica da RFB (Checado pela VRi Consulting em 14/09/25).

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