Microfilmagem ou digitalização de documentos: Autorização para microfilmar seus documentos

1) Pergunta:

A empresa pode microfilmar seus documentos?

2) Resposta:

Sim. A Lei nº 5.433/1968, regulamentada pelo Decreto nº 1.799/1996, autoriza a microfilmagem, em todo território nacional, de documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, inclusive da administração indireta da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, e dos documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas.

Embora os referidos dispositivos autorizarem expressamente a microfilmagem dos documentos das empresas, observadas as exceções quanto à sua eliminação, mencionadas na legislação anteriormente citada, há vários atos normativos determinando a conservação dos documentos originais microfilmados, durante o prazo de prescrição das obrigações correspondentes. Neste sentido, recomendamos a análise de cada caso antes do descarte dos documentos.