1) Introdução:

No meio empresarial brasileiro, escrituração é o nome que a legislação escolheu para expressar o ato de se efetuar lançamentos em contas, geralmente para fins contábeis, posteriormente compilados em livros e/ou fichas. Assim, além de escrituração contábil, também são comuns as expressões "escrituração mercantil ou comercial" e "escrituração tributária ou fiscal".

Toda entidade deve manter um sistema de escrituração contábil uniforme dos seus atos e fatos administrativos, através de processo manual, mecanizado ou eletrônico em correspondência com a documentação respectiva e a levantar anualmente o Balanço Patrimonial (BP) e o resultado econômico, comumente chamado de Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE). Comporta destacar o artigo 1.009 do Código Civil/2002 (CC/2002) que impõe uma perfeita vinculação ao contabilista:

Art. 1.009. A distribuição de lucros ilícitos ou fictícios acarreta responsabilidade solidária dos administradores que a realizarem e dos sócios que os receberem, conhecendo ou devendo conhecer-lhes a ilegitimidade.

Lembramos que a escrituração é uma obrigação imposta a todo tipo de pessoa jurídica, independentemente do tipo societário constituído (Sociedade Limitada, Sociedade Anônima, Empresa Individual, etc.), ou do regime de tributação escolhido (Lucro Real, Lucro Presumido, Simples Nacional, etc.). O que se deve ter em mente, sempre, é que a obrigação de manutenção da escrita contábil é uma imposição da legislação comercial, e não fiscal, como podemos verificar na dicção do artigo 1.179 do Código Civil/2002 (1):

Art. 1.179. O empresário e a sociedade empresária são obrigados a seguir um sistema de contabilidade, mecanizado ou não, com base na escrituração uniforme de seus livros, em correspondência com a documentação respectiva, e a levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico.

§ 1º Salvo o disposto no art. 1.180, o número e a espécie de livros ficam a critério dos interessados.

§ 2º É dispensado das exigências deste artigo o pequeno empresário a que se refere o art. 970.

As Sociedades Anônimas possuem, além do Código Civil/2002, dispositivo legal específico (Lei das Sociedades Anônimas) obrigando-as a manter sistema de contabilidade na forma da legislação comercial e da própria Lei das Sociedades Anônimas. O artigo 177, caput da Lei das S/A assim estabelece:

Art. 177. A escrituração da companhia será mantida em registros permanentes, com obediência aos preceitos da legislação comercial e desta Lei e aos princípios de contabilidade geralmente aceitos, devendo observar métodos ou critérios contábeis uniformes no tempo e registrar as mutações patrimoniais segundo o regime de competência.

Diante da legislação acima e considerando sua atribuições legais, o Conselho Federal de Contabilidade (CFC) expediu a Resolução CFC nº 1.330/2011, que aprovou a ITG 2000 (R1) - Escrituração Contábil, estabelecendo os critérios e procedimentos a serem adotados pela entidade para a escrituração contábil de seus fatos patrimoniais, por meio de qualquer processo, bem como a guarda e a manutenção da documentação e de arquivos contábeis e a responsabilidade do profissional da contabilidade.

Assim, veremos neste Roteiro de Procedimentos as regras gerais presentes nas normas brasileiras de Contabilidade sobre escrituração contábil, principalmente às presentes na ITG 2000 (R1) – Escrituração Contábil).

Fonte / Base Legal: Wikipédia; Art. 68 da Lei Complementar nº 123/2006; Art. 177, caput da Lei nº 6.404/1976; Art. 1.179 da Código Civil/2002 e; ITG 2000 (R1) - Escrituração Contábil (Checado pela VRi Consulting em 10/11/23).

2) Alcance da escrituração contábil:

A escrituração contábil deve ser adotada por todas as entidades, independente da natureza e do porte, na elaboração da escrituração contábil, observadas as exigências da legislação e de outras normas aplicáveis, se houver.

Base Legal: Item 2 da ITG 2000 (R1) - Escrituração Contábil (Checado pela VRi Consulting em 10/11/23).

3) Formalidades da escrituração contábil:

Primeiramente, cabe observar que a escrituração contábil das entidades deve ser realizada com a observância dos Princípios de Contabilidade normalmente aceitos. Assim, observando esses princípios, veremos neste capítulo as principais formalidades que envolvem a escrituração contábil segundo a ótica do CFC.

Base Legal: Item 3 da ITG 2000 (R1) - Escrituração Contábil (Checado pela VRi Consulting em 10/11/23).

3.1) Detalhamento da escrituração contábil:

O nível de detalhamento da escrituração contábil deve estar alinhado às necessidades de informação de seus usuários. Nesse sentido, este Roteiro não estabelece o nível de detalhe ou mesmo sugere um plano de contas a ser observado. O detalhamento dos registros contábeis é diretamente proporcional à complexidade das operações da entidade e dos requisitos de informação a ela aplicáveis e, exceto nos casos em que uma autoridade reguladora assim o requeira, não devem necessariamente observar um padrão pré-definido.

A escrituração contábil deve ser executada:

1. em idioma e em moeda corrente nacionais;
2. em forma contábil;
3. em ordem cronológica de dia, mês e ano;
4. com ausência de espaços em branco, entrelinhas, borrões, rasuras ou emendas; e
5. com base em documentos de origem externa ou interna ou, na sua falta, em elementos que comprovem ou evidenciem fatos contábeis.

Base Legal: Itens 3 a 5 da ITG 2000 (R1) - Escrituração Contábil (Checado pela VRi Consulting em 10/11/23).

3.2) Detalhamento do lançamento contábil:

A escrituração em forma contábil, ou seja, o lançamento contábil, deve conter, no mínimo:

1. data do registro contábil, ou seja, a data em que o fato contábil ocorreu;
2. conta devedora;
3. conta credora;
4. histórico que represente a essência econômica da transação ou o código de histórico padronizado, neste caso baseado em tabela auxiliar inclusa em livro próprio;
5. valor do registro contábil;
6. informação que permita identificar, de forma unívoca, todos os registros que integram um mesmo lançamento contábil.

O lançamento contábil deve conter o número de identificação do lançamento em ordem sequencial relacionado ao respectivo documento de origem externa ou interna ou, na sua falta, em elementos que comprovem ou evidenciem fatos contábeis.

A terminologia utilizada no lançamento contábil deve expressar a essência econômica da transação.

Base Legal: Itens 6 a 8 da ITG 2000 (R1) - Escrituração Contábil (Checado pela VRi Consulting em 10/11/23).

4) Formalidades extrínsecas dos Livros Contábeis:

4.1) Livros Contábeis em forma não digital:

Os livros contábeis obrigatórios, entre eles o Livro Diário e o Livro Razão, em forma não digital, devem revestir-se de formalidades extrínsecas, tais como:

1. serem encadernados;
2. terem suas folhas numeradas sequencialmente;
3. conterem termo de abertura e de encerramento assinados pelo titular ou representante legal da entidade e pelo profissional da contabilidade regularmente habilitado no Conselho Regional de Contabilidade (CRC).

Base Legal: Item 9 da ITG 2000 (R1) - Escrituração Contábil (Checado pela VRi Consulting em 10/11/23).

4.2) Livros Contábeis em forma digital:

Os livros contábeis obrigatórios, entre eles o Livro Diário e o Livro Razão, em forma digital, devem revestir-se de formalidades extrínsecas, tais como:

1. serem assinados digitalmente pela entidade e pelo profissional da contabilidade regularmente habilitado;
2. quando exigível por legislação específica, serem autenticados no registro público ou entidade competente.

Base Legal: Item 10 da ITG 2000 (R1) - Escrituração Contábil (Checado pela VRi Consulting em 10/11/23).

5) Utilização de Códigos e Abreviaturas:

Admite-se o uso de códigos e/ou abreviaturas, nos históricos dos lançamentos contábeis, desde que permanentes e uniformes, devendo constar o significado dos códigos e/ou abreviaturas no Livro Diário ou em registro especial revestido das formalidades extrínsecas de que trata o capítulo 4 acima.

Base Legal: Item 11 da ITG 2000 (R1) - Escrituração Contábil (Checado pela VRi Consulting em 10/11/23).

6) Responsabilidade pela escrituração:

A escrituração contábil e a emissão de relatórios, peças, análises, demonstrativos e demonstrações contábeis são de atribuição e de responsabilidade exclusivas do profissional da contabilidade legalmente habilitado.

Base Legal: Item 12 da ITG 2000 (R1) - Escrituração Contábil (Checado pela VRi Consulting em 10/11/23).

7) Transcrição das Demonstrações Contábeis no Livro Diário:

As demonstrações contábeis devem ser transcritas no Livro Diário, completando-se com as assinaturas do titular ou de representante legal da entidade e do profissional da contabilidade legalmente habilitado.

Base Legal: Item 13 da ITG 2000 (R1) - Escrituração Contábil (Checado pela VRi Consulting em 10/11/23).

8) Livro Diário e Livro Razão:

No Livro Diário devem ser lançadas, em ordem cronológica, com individualização, clareza e referência ao documento probante, todas as operações ocorridas, e quaisquer outros fatos que provoquem variações patrimoniais.

Quando o Livro Diário e o Livro Razão forem gerados por processo que utilize fichas ou folhas soltas, deve ser adotado o registro "Balancetes Diários e Balanços".

No caso da entidade adotar processo eletrônico ou mecanizado para a sua escrituração contábil, os formulários de folhas soltas, devem ser numerados mecânica ou tipograficamente e encadernados em forma de livro.

Em caso de escrituração contábil em forma digital, não há necessidade de impressão e encadernação em forma de livro, porém o arquivo magnético autenticado pelo registro público competente deve ser mantido pela entidade.

Os registros auxiliares, quando adotados, devem obedecer aos preceitos gerais da escrituração contábil.

A entidade é responsável pelo registro público de livros contábeis em órgão competente e por averbações exigidas pela legislação de recuperação judicial, sendo atribuição do profissional de contabilidade a comunicação formal dessas exigências à entidade.

Base Legal: Itens 14 a 19 da ITG 2000 (R1) - Escrituração Contábil (Checado pela VRi Consulting em 10/11/23).

9) Escrituração contábil de filial, agência, sucursal ou assemelhada:

A entidade que tiver unidade operacional ou de negócios, quer como filial, agência, sucursal ou assemelhada, e que optar por sistema de escrituração descentralizado, deve ter registros contábeis que permitam a identificação das transações de cada uma dessas unidades.

A escrituração de todas as unidades deve integrar um único sistema contábil.

A opção por escrituração descentralizada fica a critério da entidade. Optando pela descentralização, deve ser observado o mesmo grau de detalhamento dos registros contábeis da matriz.

As contas recíprocas relativas às transações entre matriz e unidades, bem como entre estas, devem ser eliminadas quando da elaboração das demonstrações contábeis da entidade.

As despesas e as receitas que não possam ser atribuídas às unidades devem ser registradas na matriz e distribuídas para as unidades de acordo com critérios da administração da entidade.

Base Legal: Itens 20 a 25 da ITG 2000 (R1) - Escrituração Contábil (Checado pela VRi Consulting em 10/11/23).

10) Documentação contábil:

A documentação contábil é aquela que comprova os fatos que originam lançamentos na escrituração da entidade e compreendem todos os documentos, livros, papéis, registros e outras peças, de origem interna ou externa, que apoiam ou componham a escrituração.

Referida documentação é hábil quando revestida das características intrínsecas ou extrínsecas essenciais, definidas na legislação, na técnica-contábil ou aceitas pelos "usos e costumes".

Os documentos em papel podem ser digitalizados e armazenados em meio magnético, desde que assinados pelo responsável pela entidade e pelo profissional da contabilidade regularmente habilitado, devendo ser submetidos ao registro público competente.

Base Legal: Itens 26 a 28 da Resolução CFC nº 1.330/2011 (Checado pela VRi Consulting em 10/11/23).

11) Contas de compensação:

Contas de compensação constituem sistema próprio para controle e registro dos fatos relevantes que resultam em assunção de direitos e obrigações da entidade cujos efeitos materializar-se-ão no futuro e que possam se traduzir em modificações no patrimônio da entidade.

Exceto quando de uso mandatório por ato de órgão regulador, a escrituração das contas de compensação não é obrigatória. Nos casos em que não forem utilizadas, a entidade deve assegurar-se que possui outros mecanismos que permitam acumular as informações que de outra maneira estariam controladas nas contas de compensação.

Base Legal: Itens 29 a 30 da ITG 2000 (R1) - Escrituração Contábil (Checado pela VRi Consulting em 10/11/23).

12) Retificação de lançamento contábil:

A retificação de lançamento contábil é o processo técnico de correção de registro realizado com erro na escrituração contábil da entidade e pode ser feito por meio de:

1. Estorno: Consiste em lançamento inverso àquele feito erroneamente, anulando-o totalmente;
2. Transferência: É aquele que promove a regularização de conta contábil indevidamente debitada ou creditada, por meio da transposição do registro para a conta adequada; e
3. Complementação: É aquele que vem posteriormente complementar, aumentando ou reduzindo o valor anteriormente registrado.

Em qualquer das formas anteriormente citadas, o histórico do lançamento deve precisar o motivo da retificação, a data e a localização do lançamento de origem.

Os lançamentos realizados fora da época devida devem consignar, nos seus históricos, as datas efetivas das ocorrências e a razão do registro extemporâneo.

Base Legal: Itens 31 a 36 da ITG 2000 (R1) - Escrituração Contábil (Checado pela VRi Consulting em 10/11/23).